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トコトン

Webサイト運用を効率的かつスムーズにするためのツール『トコトン』。

SNSの利用が一般的となった現代、複雑化したWeb運用のサポートを可能としています。

『トコトン』の機能をチェックしてみましょう。

トコトンの機能

シンプルなタスク管理

トコトンでは、サイト更新の日時などをカレンダーで管理することができます。複数の案件を並行して対応する場合に便利な機能の一つです。1か月の日程が視覚的にもスムーズに把握可能な点も魅力でしょう。公開日ごとのカテゴリ管理により、スケジュール管理の簡易化、サイト更新時に発生するミスを防ぐことができます。

クライアントからの依頼整理をサポート

Webサイトを納品してから待っているのがサイト保守業務や更新業務。

複数いるクライアントの指示の管理に時間を費やすケースも少なくありません。トコトンでは、クライアントからの指示書を1本化することができるため、作業効率アップに繋がるツールとしても活用できます。

ポイント報酬で見積もり不要

クライアントからの仕事の依頼とともに発生する見積り・請求書作成の事務作業。トコトンは、この事務作業の負担軽減にも貢献するツールです。小さな案件や緊急案件などの報酬としてポイント制度を導入しています。事務作業に取られる時間を削減することができるだけでなく、一つの依頼に対する報酬を明確に把握することができる点がメリット。トコトンを経由することでサービス対応が減り、作業範囲に対する正当な報酬を得ることができます。

コミュニケーションが円滑に

電話やメール、FAXなどクライアントに応じた対応方法で雑多な業務に追われるケースも多々あります。トコトンは、クライアントもWeb製作会社の両者が管理画面で進捗状況の把握行えるようになっています。プロジェクト発生時からリリースまで管理可能なワークフローにより、Web更新をサポートしています。

案件ごとのチャット機能

クライアントとWeb製作会社のやり取りをするツールとしても便利なトコトン。シンプルなチャット機能がついており、案件ごとに記録可能な点も特徴です。情報の確認や整理にも活用でき、対応履歴はエビデンスとしての利用もできます。

お互いのやり取りを記録することで作業ミスを防ぐ機能ともいえるでしょう。

トコトンで何が叶う!?

案件管理の簡易化

クライアントからの案件の受注内容を依頼管理で1本化することで、リリースまでのスケジュール整理の簡易化できる点が魅力のトコトン。数多くの依頼を管理するだけで時間や労力を必要としますが、トコトンを利用することで依頼内容の確認もスムーズになるでしょう。

無駄な報酬交渉も不要に

サイト更新や修正など、細かな依頼にも対応しなくてはならないのがWeb製作会社。納品後の細かな修正依頼などでは報酬について曖昧となることも少なくありません。面倒な報酬交渉を避けるため、サービス対応としてしまうケースが多いのも事実。トコトンでは、依頼1件に対してポイントを報酬として付与。小さな修正案件でもしっかり対価をもらうことができる点がポイントです。

発注も受注もシンプルに

トコトンは、シンプルな機能にこだわったツールです。Webサイトの更新に特化したシステムにより、作業に必要な情報入手の簡略化や使い勝手の良さも魅力。トコトンを経由することで、クライアントごとの複雑な指示書のデメリットをカバー。

伝えたい内容を作業者にわかりやすく指示することが可能なため、伝言ミスを防ぎ完成度アップにも繋がるでしょう。

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トコトンの導入事例

事例01

スパークジャパン株式会社
「導入によりお互いに生まれた余裕」

課題01 更新依頼のメール処理だけで莫大なコスト
課題02 情報を効率的に伝えられず、引継ぎに漏れが発生
課題03 進捗状況の共有に苦労
課題04 依頼を受けるだけで提案する余裕がない
スパークジャパン株式会社 トコトン事例

引用元:トコトン
利用者の声|スパークジャパン株式会社様 (tokoton.biz)

公開期日ギリギリまで急いで作業しなくてはならない状況だったため、シンプルで効率的なサイト運用を可能とする「トコトン」の導入を決めました。ホームページだけでなく複数の業務を掛け持ちするスタッフにとって、更新依頼の情報をまとめるだけでも相当な負担となっていました。「トコトン」では、情報の一元化が可能となり、お客様側と弊社側との双方の業務フローの簡略化に成功。作業進捗も見える化され、これまで費やしていたメール処理の時間も軽減。情報共有が格段にスムーズになったことで、社内の引継ぎ漏れのリスク回避にも繋がっています。公開までの時間を圧迫していた確認待ちなども「トコトン」の依頼テンプレートの活用により待ち時間が削減。

トコトンの導入をスタートしてから業務が効率化し、お互いに余裕が生まれました。

参照元:トコトン利用者の声|スパークジャパン株式会社様 (tokoton.biz)

トコトンはどういう企業や部署に向いている?

簡略化、負担軽減、リスク回避の3つのポイントを押さえたトコトン。

トコトンはWeb製作依頼に特化したツールとなるため、Web製作や広告などを専門に請け負う企業に向いているといえるでしょう。依頼や進捗情報をわかりやすく整理し管理することが可能なため、複数の案件を一人で担当するケースやプロジェクトチームとして数名で担当するケースなど様々な状況にも対応できます。これまでクライアントとのやり取りに時間を割いていた部署や企業などにとっては、情報を一元化することのできるトコトンはおすすめのツールといえるでしょう。

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