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Evernote

Evernoteは、様々な情報管理機能を搭載した総合管理ツール。プロジェクト管理はもちろんのこと、学校や休暇、ペットなどのプライベートな使い方もできるマルチなツールです。カスタマイズが自由で、かつ検索機能が強力なので、どのような目的で使っても、目的遂行の効率化を図ることができるでしょう。

Evernoteの機能

あらゆる情報を自由な形式で保管する機能

Evernoteには、決められた使い方がありません。無限大の活用法の中から、プロジェクトに最適な使い方を考え、共有ノートを作り上げていきます。特定の仕様で共有するもよし、すべての情報を一ヵ所の箱に詰め込んでおくもよし、写真を保管しておくもよし。強力な検索機能や文字認識機能を搭載しているので、ランダムに保管された情報の中から、迅速に目標物を抽出することができます。

どの端末からでもアクセスができる

MacやWindowsはもちろんのこと、iPhoneやAndroid、Linuxなど、様々なプラットフォームから利用が可能。スタッフの端末のプラットフォームを統一させる必要がないことから、コストや手間、時間の節約へとつながります。各スタッフは、普段使い慣れたプラットフォームをそのまま利用できるので、心理的な抵抗もほとんどありません。

様々な人気アプリと連携させることが可能

GoogleドライブやGmail、Outlook、Slack、Microsoft Teams、Zapierなど、人気のアプリと連携させてEvernoteを使うことも可能。新たにEvernoteというツールを使い始めるというよりも、普段使っているツールにEvernoteという機能がオプションで加わったイメージに近いため、多くの人にとって迅速かつスムーズにEvernoteを使いこなすことができるようになるでしょう。

Evernoteで何が叶う!?

情報の整理

検索機能が非常に優れていることから、保管場所を細かく考えずに情報をただ「放り込んでおくだけ」でも、整理された状態と同じ効果を得ることができます。普段からタスク量が多い方や複数のプロジェクトを同時に進めている方などにとって、余分な思考や手間なくして情報整理ができることは、大きなメリットになることでしょう。

組織全体の業務効率化

基本的にはどんな端末からでも利用可能な管理ツールなので、全てのスタッフが、今日からすぐに、自分の使い慣れた端末でツールを使うことができます。ストレスなく情報共有ツールへと移行できることから、組織全体として想定以上のスピードで業務効率化が進む可能性があるでしょう。

業務のヌケ・モレの防止

Evernoteには、共有式のToDoリストが用意されています。各ToDoには、リマインダーを設定したりチェックボックスを付けたりすることが可能。組織全体、チーム全体でToDoを管理することができるので、業務のヌケ・モレが防止できます。また、進捗の遅れているToDoを皆で早期発見し、早期で対処できるようにもなるでしょう。

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Evernoteの導入事例

事例01

au 損害保険株式会社
「紙資料も会議も減って工数が減った」

課題01 紙資料が多く無駄な工数が多かった

情報共有ツールは誰もが手軽に使える必要がある一方で、企業向けアプリケーションとしての堅牢なセキュリティも求められます。Evernote Business はビジネスと個人のノート領域が完全に分離され、しかも 1 つのアカウントで簡単に使い分けられる点が非常に優れています。

参照元:Evernote公式サイト https://evernote.com/intl/jp/business/customer-stories/ausonpo

事例02

能美防災株式会社
「必要なデータの効率的な検索と情報の一元管理が実現した」

課題01 社内データが散在・重複していたため効率が悪かった
課題02 多様なデータ形式を一元管理するシステムがなかった

Evernote Business で一元的に収集・管理できるようになった現在は、データの重複やバージョンの混乱がなくなり、データ管理の品質向上と効率化が実現しました。

参照元:Evernote公式サイト https://evernote.com/intl/jp/business/customer-stories/nohmi-bousai

その他の導入企業

株式会社シーエー・モバイル/クラーク記念国際高等学校/株式会社金澤兼六製菓/コクヨS&T株式会社/株式会社航和/国立大学法人三重大学/品川女子学院/株式会社U-NEXTなど

2021年5月時点での情報の参照元:https://evernote.com/intl/jp/business/customer-stories

Evernoteのネット上の口コミ・評判

全社員で目標を共有したいことはありますが、チェックリストがあれば具現化しやすいです。他に優れているのは何と言ってもさまざまなデバイスで閲覧・編集できることですが、スマートフォンで編集できたら外出先からでも報告や指示を出すことができます。

参照元:IT review(https://www.itreview.jp/products/evernote/reviews)

検索機能がとても優れているので、とにかくEvernoteにすべて「放り込む」ような使い方をしています。また、タグで管理しておけば、別々のノートに保存した資料も同じように探すことができて便利です。

参照元:IT review(https://www.itreview.jp/products/evernote/reviews)

Evernoteはどういう企業や部署に向いている?

システムをカスタマイズできるため、どのような企業でも、どのような部署でも、どのようなチームでもEvernoteを有益に使いこなすことができるでしょう。 とりわけ、検索機能が強力であるという特徴を活かすことを考えれば、情報やタスクの量が多い組織(総務部など)において、より強く有益性を実感できるかもしれません。

Evernoteの費用

▼表は横にスクロールできます。

プラン名 ベーシック プレミアム Business
費用 無料 ¥600/月 ¥1,100/月/ユーザー
同期端末数 2台 無制限 無制限
ストレージ(容量) 60MB 10GB 20GB+2GB/ユーザー

※税別・税込の記載は見当たりませんでした。

参照元:Evernote公式HP(https://evernote.com/intl/jp/compare-plans)

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