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エクセルを使ったプロジェクト管理

プロジェクト管理の方法として、エクセルを使用するという方法があります。この記事では、エクセルによるプロジェクト管理方法に加えて、エクセルを利用する際のメリットやデメリットについて紹介します。

エクセルでプロジェクト管理を行う方法

では早速、エクセルでプロジェクト管理を行う方法を見ていくことにしましょう。

ガントチャートを作成する

エクセルでガントチャートを作成する際には、主に5つの方法があります。

  • 手書きで作成する(セルを塗りつぶしていく)
  • 手書きで作成する(図形描画)
  • 条件付き書式を利用する
  • エクセルの関数を利用する
  • グラフを利用する

それぞれの方法についてご紹介します。

手書きで作成する(セルを塗りつぶしていく)

手書きでセルをひとつひとつ塗りつぶしながらバーを描き、進捗状況を把握するためのガントチャートを作成する方法です。ひとつひとつ塗りつぶす手間はかかりますが、全体の修正はしやすいというメリットがあります。また、カスタマイズしてもファイルがおかしくなりにくい、という面もあります。

手書きで作成する(図形描画)

矢印などの図形を活用する方法です。手動で図形を使ってバーを描くことで進捗状況を把握します。バーを描くという手間はかかるものの、さまざまな図形や色を使うことができるため、視覚的にわかりやすいガントチャートが出来上がります。

条件付き書式を利用する

エクセルの「条件付き書式」という機能を活用する方法です。条件付き書式を作成しておけば、あとは日付指定だけでチャートを描くことができます。色分けなども可能ですが、エクセルに多少慣れが必要となります。

エクセルの関数を利用する

関数を活用することで進捗状況のバーを描く方法となります。カスタマイズする際には関数の調節をする必要があるため、あまりエクセルに慣れていない人の場合は難しく感じる可能性があります。

グラフを利用する

エクセルのグラフ機能を使って進捗状況のバーを描くこともできます。おしゃれなガントチャートはできるものの、あまりメンテナンス性が高くないこと、また作成するために慣れが必要という面があります。資料として作成する場合に向いている方法といえるでしょう。

テンプレートを活用する

また、エクセルでのプロジェクト管理に活用できるさまざまなテンプレートが提供されています。これからエクセルでプロジェクト管理をスタートする場合には、テンプレートを使用することで1から作成する必要がありません。

テンプレートは無料でダウンロードできるものも多く用意されていますので、利用することにより簡単にプロジェクトの管理ができるようになるでしょう。

例えば上記で紹介したガントチャートを作成するためのテンプレートや、プロジェクトの追跡管理テンプレートなど、目的によってテンプレートを選ぶことができます。

エクセルでプロジェクト管理を行うメリット

エクセルでプロジェクト管理を行う場合、どのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。

追加コストがかからない

もちろん、エクセルは有料のソフトではありますが、多くの企業ではすでにエクセルを使用しているというケースが多いでしょう。そのため、エクセルでプロジェクト管理を行う場合には追加のコストがかからない点が非常に大きなメリットとなります。

基本的な操作ができる人が多い

エクセルはビジネスツールとして多くの人が利用しています。そのため、基本的な使い方を身につけている方が多く、プロジェクト管理のために改めて教育を行う必要がありません。エクセルを使用したことがある方なら、スムーズにガントチャートの作成などもできますので、学習コストが発生しないという点も大きなメリットです。

多くの機能を備えている

エクセルは非常に多くの機能を持っています。例えばガントチャートとして使用する場合にも、ほかの機能と組み合わせながら運用していくこともできます。また、画像を使ったりデータベース機能もあります。

自由度が高いことから、自分たちが使いやすいようにカスタマイズできるという点も大きなメリットとなります。

エクセルでプロジェクト管理を行うデメリット

メリットがある反面、エクセルでのプロジェクト管理にはデメリットもあります。

全員で同じ画面の共有ができない

エクセルでプロジェクト管理を行う場合のデメリットとして大きいものが、「プロジェクト全員で同じ画面を共有できない」という点が挙げられるでしょう。同じファイルを全員で共有することができないため、複数のプロジェクトメンバーが進捗を同時に記入する、ということができません。このことから作業効率が低下することが考えられます。

モバイルに対応しきれていない

エクセルはパソコン上で使用するのであれば問題ないのですが、それ以外のスマートフォンやタブレットといったモバイル端末に対応しきれていないという面があります。このことから、外出先でプロジェクトの進捗状況を確認したり、記入したりするときにスムーズに対応できない可能性があります。

現在はテレワークで働くことも多くなってきています。そのため、パソコン以外でプロジェクト管理を行いたい場面も多いでしょう。そのような状況の場合に、不都合を感じることがあるかもしれません。

本格的なガントチャート作成が難しい

エクセルでもガントチャートを作成できますが、専用のツールと比較するとやはり本格的なチャートを作成することが難しいという面があります。プロジェクト管理を行う場合には、細かいタスクまで管理する必要がありますが、たくさんあるタスクに優先順位をつけていくことが難しいという面もあります。

そのため、複雑なガントチャートを作成するのが難しく、エクセルのチャートのみでは不足といったケースが発生するかもしれません。

エクセルよりも便利なプロジェクト管理ツール

この記事では、エクセルによるプロジェクト管理について紹介してきましたが、現在はさまざまなプロジェクト管理ツールが用意されています。専用のツールを使用することにより、細かなガントチャートでの進捗管理を行ったり、全員で最新の進捗状況を共有することが容易になるなどのメリットがあります。

エクセルは多くの人に馴染みがあり、導入ハードルは低いというメリットがありますが、本格的に管理を行いたいと考える場合には、プロジェクト管理ツールを使用する方が効率的という面がありますので、ぜひ導入を検討してみることをおすすめします。

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