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制作業務の進行管理を進化させる

ここでは、Webディレクターの進行管理について解説。進行管理の上手いWebディレクターの特徴や、進行管理を進化させるために必要なものを紹介しています。

お困りのディレクター本人も、進行管理してもしてもみんなわがまま放題で困っているPMOや進行管理の方も、必見です。

スケジュールイメージ

Webディレクターの
進行管理に必要なスキル

Webディレクターには、進行管理が得意な人とそうでない人がいます。どちらかといえば、苦手な人の方が多いかもしれません。全体を管理しなければならないWebディレクターの仕事はマルチタスクになりがちで、やること・考えることが山積みのためなかなかスムーズな進行を実践できない人も多いのです。

では、進行管理の上手いWebディレクターには、どのような特徴があるのでしょうか?以下に挙げてみました。

  • やらなければいけないことを貯めこまない
  • 「お尻」に合わせて仕事をしない
  • 修正時間なども計算に入れてスケジュールを立てる
  • 修正指示が的確で分かりやすい
  • 各所とのコミュニケーションがしっかり取れている
  • 自分なりに工数を削減する術を持っている

主なポイントを挙げるとするならば、こういったものになるでしょう。

いやいや、ハードル高すぎ…と思った皆さん、ご安心ください。こうしたことをWebディレクターに求めて進行管理をスムーズにさせようとするのは、属人的。本来クリエイティブに使われるべき工数が、タスクに悩む頭に使われることは非常に無駄無駄無駄!!!

個々のスキルに頼ることなく、会社全体での根本的な改善を図るならば、そう、優秀なツールを導入することがなによりです。

では、導入するツールには、どんな機能があると良いのでしょうか?

ガントチャートなどの進行管理機能は当然として、工数を削減していくことも視野に入れると、以下のような機能があるといいでしょう。

制作部門に必要な
進行管理の機能

ガントチャート

全体のスケジュールや進行状況、タスクなどを“見える化”するガントチャートは、スムーズな進行管理に欠かせません。この機能がツールに備わっていると、エクセルなどで自作するよりも簡単に、そして分かりやすく、関係者全員で状況を把握・共有できます。

チャット・コメント機能

社内外のやり取りにメールを使うことは多いですが、1つのメールフォルダに多数のプロジェクトに関するメールが混在していると、必要なメールを検索・確認するのにとても手間がかかります。

その点、チャット・コメント機能を備えているツールなら、そのプロジェクトに紐付いたやり取りのみを簡単に確認できるので、工数削減につながります。また、そのプロジェクトの関係者全員で情報を共有できるのも大きなメリットです。

チャットワークを使っている会社も多いかと思いますが、部屋が増えすぎて混乱したり、便利であっても、いくつかのツールを使っていると不便なので、チャット含め、下記の項目が網羅されたツールを使う方がいいでしょう。

オンライン校正

制作業務において、修正作業や校正作業にかかる時間・手間はバカになりません。このステップを効率的にすることは、スムーズな進行管理に欠かせないポイントです。

ツール上(オンライン)でいつでもどこでも修正指示が出せれば、非常に便利!関係者がリアルタイムで修正内容を把握でき、無駄なやり取りや会議も減らせます。

指示履歴を保存できれば、振り返りも簡単です。過去稿を探すためにメールを探ったり、チャットの履歴を検索したりといった作業がなくなれば、その時間を他の作業に使うことができます。

デザイン管理

社内の共有ドライブに案件ごとのフォルダを用意したり、基本的にWebデザイナーが管理を担っていたりするケースも多いですが、それでは、案件を進めるうえで不都合が生じることも少なくありません。最新版のデザインファイルがいつ更新されたかも把握しづらいでしょう。そうした不都合を解決してくれるのがデザイン管理機能です。

バージョンごとに管理ができれば、先祖返りの心配もありません。

ファイル管理

案件ごとのファイル管理や、各データのバージョン管理(世代管理)が行える機能は必須です。ファイル管理にかかる手間やミスを防ぐことができ、進行管理が非常にラクになります。常に最新のデータファイルが確認できるような機能を持ったツールかどうか、ぜひチェックしてみましょう。

素材アーカイブ

完成した制作物がデータベース化されていく機能があると、過去のデザイン素材や成果物をスムーズに検索・参照できます。

「あの案件のさあ…」なんていうMTGでの無茶振りにも、即対応ができます。

また、デザインに使ったイラストや画像素材も種別ごとに保管ができれば、使うときも便利です。

スマホ対応

パソコンだけでなく、スマホ上で確認や操作ができるツールだと非常に便利です。出先で急な対応をしなくてはいけない場面や、時間が迫っている案件への対応もスムーズにこなせます。

今や当たり前かもしれませんが、「使える」と、「使いやすい」は別物。きちんとスマホ対応を考えて制作されているかどうかは重要です。

これらの機能を持ったツールにどんなものがあるかどうかは、以下でまとめていますので、参考にしてください。

クリエイティブ制作向け
プロジェクト管理ツールは
こちら

管理ツールを実際に
導入した事例をチェック

それでは、上で紹介したような機能を備えた管理ツールを、実際に導入した会社の事例を見ていきましょう。

ツールを導入したことで改善された主なポイントと、担当者のリアルな感想をまとめてみました。なお、導入したツールについてくわしく知りたい方は、ツールの紹介ページもチェックしてみてください。

ツール導入後の改善点:
制作工数の削減、成果物の品質アップ、人為的ミス軽減

「ツールの導入後、制作工数が削減しました。1制作物あたりの制作工数を66%もカットできたんです。また、制作工数が大幅に減ったことで、制作物のチェックに割ける時間が増え、成果物のクオリティも上がりました。さらに、メッセージを見落としたり、バージョンを取り間違えたりするようなミスが減ったこともメリットです!」

参照元:AdFlow公式サイト https://adflow.jp/interview/hp_japan

ツール導入後の改善点:
校正ミスの軽減

「導入前はほんの一行の簡単な直しでも A3の紙にカラー出力していたんですが、iPadとツールで校正するようになり、ズームや縮小も自在にで見やすいし、修正の履歴も全部残るし、非常に正確なチェックができるようになりました。校正のミスが減り、今までなんで印刷してたんだろう…と思っています。」

参照元:Brushup公式サイト https://www.brushup.net/casestudy/kobe-city.html

ツール導入後の改善点:
業務の効率アップ

「多くのスタッフが複数の業務に関わっており、それぞれが全てを漏れなく覚えて業務を進めることは非現実的です。自分たちの頭の中で覚えられる範囲を超えているからです。でもツールがあれば、覚えていなくても大丈夫という安心感があります。また、情報共有ができるので引き継ぎ業務もスムーズです。抜けもなく、円滑に複数人で業務を進められます。」

参照元:Asana公式サイト https://asana.com/ja/case-study/zaim

ツール導入後の改善点:
生産性のアップ

「チャット、メール、ファイルサーバなど分散していたツールが一元化されたことで、ディレクター一人あたりの生産性が大きく上がりました。非常に良い結果です。素材や制作物バージョンの管理、修正指示などにかかる手間も格段に減り、こうしたことも生産性アップにつながっていると思います。」

参照元:AdFlow公式サイト https://adflow.jp/interview/trenders

ここまで紹介してきた「webディレクターの進行管理対策」は、制作業務を効率化してブラックな制作現場としないために有効となる、おすすめ対策のひとつです。その他にも、4つの有効な対策方法が挙げられるので、ぜひその4つもチェックしてみてください。

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