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マーケターの販促業務に特化した、コニカミノルタの「Go Works」。ここでは、Go Worksの活用方法、機能、導入事例を一挙に紹介します。ツール導入の参考にしてみましょう。
プロジェクトで管理している予算実績やスケジュールなど、データを一元化して管理することが可能。担当者ごとに必要に応じて権限付与ができますから、社内・社外問わず情報共有がスムーズに行えます。さらに、予算消化についても担当者が入力できますので、データは最新の状態に。電話やメールでの問い合わせなどが減りますので、業務の削減に繋がります。
例えば、画像や動画（各拡張子に対応）といったデザインデータもクラウド上に保管するため、担当者間で共有することができます。しかも、これらを閲覧する際には、専用ソフトは不要。また、『デジタルカタログ機能』というオプションを利用すれば、さらに数千点の情報を管理できるほか、PDFにして出力することができます。（※権限により、必要に応じて使える機能を制限することも可。）
簡単に入力できるといった利便性があり、且つ必要となる販促物をクラウド上で自動集計。しかも、集計されたデータは配送と紐づいており、在庫の管理も自動で行われますので、シームレスな連携を取ることが可能です。さらに、セールス全員に販促物内容を通知することもできますので、数量集計のための表計算ファイルの突合といった煩雑な業務からも解放されます。
発注管理をすることで、不要な在庫が減少します。在庫数を適正にすることは、不要な保管スペースやコストの削減にも繋がります。また、Web上からは必要に応じて在庫を確認しながら発注が可能。スマホからも操作ができますので、緊急の場合でも対応することができます。
事例01
日立建機
| 課題01 | 販促物の予実算管理と工程管理の効率化 |
|---|---|
| 課題02 | 数値の集計業務の正確性向上 |
| 課題03 | 予実と工数の状況把握 |
エクセル管理だと、担当者によって半角全角入力が統一されておらず、ソートやフィルターを上手くかけることもできませんでした。案件内容や納期も、担当者が個々に管理していたので、マネージャーは部員の業務実態を把握しづらい状況だったと思います。他にも案件によっては予算外申請や他部門への予算振替の申請処理が必要で、都度、各担当者がルールなくエクセルに記載していたので、全体として何にどれくらい費用が掛かっているかがすぐに把握できない状態でした。
数字の整理・レポート作成時間が短縮されました。レポートの自動出力が可能になり、2日掛かっていた作業が2時間くらいで終わるようなったと思います。それ以外だと、各担当者の抱えている業務状況が見えるようになったことです。これまで把握できていなかった状況が可視化され、各担当者とのコミュニケーションも取りやすくなりました。
Go Worksは、国内外の100社以上へのサービス提供実績から生み出された、販促物制作業務に特化した管理プロジェクトツールです。そのため、マーケティング部門には向いているツールだといえます。
というのも、マーケティング部門でよくある課題として、一人ひとりのタスクが見える化できていないことによるリソース配分やスケジュール管理が困難であったり、商品のデザイン校正のやり取りが多く業務が煩雑になったりというものが挙げられます。また、全国の営業所からのメールや電話、エクセルといった集計ソフトのデータが届き、その集計に苦労するということも。
しかし、Go Worksの機能にはデータ管理やスケジュール管理、予算管理などを自動化するもののほか、デザインデータもクラウドで管理できますから、やり取りも非常にシンプルになります。さらに、システムを一本化できますから、関係各社との連携もよりスムーズに。これにより、本来のマーケティング業務に集中することが可能となりますので、上記のような課題に直面しているマーケティング部門には特におすすめのツールです。
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