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「調達マネジメント」とは、作業を行うにあたって必要になる資源を調達する際に行うための活動です。調達が必要になった時点で品目を具体化した上で業者を選定し、納入までを確認することになるため、調達マネジメントを実行するにあたっては契約や納入、品質管理に関する知識が必要となってくることも特徴のひとつといえるでしょう。
調達マネジメントは、資源の選定から納品物の進捗管理と検収など、調達に関わってくる全ての内容を管理することが調達マネジメントを行う目的といえます。
実際に調達マネジメントを行いたい時にはどのようなステップを踏むことになるのか、という点についてみていくことにしましょう。
まずは調達マネジメント計画を立てることになります。この場合には、調達する資源に関する外注契約の準備を進めるために必要となる、「調達品目の情報」や「どのように調達を進めるのか」といった点について文書化します。
この段階において調達する資源の詳細を詰めていくことで、本当に外注が必要なのかといった検討を行うことができます。場合によってはプロジェクトで内製する、といった結論が出ることもあるでしょう。
調達するために外注を行うことを選択した場合には、上記で説明した調達マネジメント計画書のほか、調達作業範囲記述書（調達を行う品目の要件をまとめた文書）を作成します。
このプロセスでは、実際に資源の調達を行います。前段階で作成した調達マネジメント契約書に基づいて納入業者と契約を行いますが、まずは納入業者の選定を行う必要があります。場合によっては入札説明会を実施するケースもあるでしょう。入札説明会を実施する場合には、特定の応札者に有利な取り扱いをしてはならず、購入者への質問や納入候補への回答などは共有します。
様々な段階を経て納入業者を選定したら、調達における交渉を行い、合意書の取り交わしをおこないます。
契約後は、調達した資源の管理を行います。
注文通りに納品されているか、また注文した数と実際に納品された数に差異がないかどうか、また不具合などがないかどうかといったことを確認します。
この時には、納入業者と取り交わした合意書を基にして進捗状況などを確認し、調達パフォーマンス・レビューを行います。
調達の集結段階は、調達マネジメントにおいて最終のプロセスとなります。
調達した資源が納品されているかを確認した上での支払いが行われます。検収を行い、もし不合格となった場合には、調達コントロールのプロセスまで戻されることになります。
問題なければ監査を完了した後、納入業者に対して契約完了の胸を書面で通知し、調達マネジメントが完了となります。
調達マネジメントを行う際には、調達の必要性が生じた段階でプロセスを進めていきます。
また、調達管理の大きな目的としては、適切な納入業者を選定すること、という点もあることから納入者選定プロセスを重視することも大切です。
またここで調達する資源については大きく分けると「モノ」と「ヒト」に分けることができます。モノを調達する際にポイントとなるのは、適切な価格で仕入れることに加えて、プロジェクトのスケジュールに合わせた納期で調達できるか、といった点も注目しておく必要があります。また、プロジェクトに必要な人員を確保する場合には、メンバーの知識レベルと期待するレベルに差異が内容に選定することが必要となります。
調達マネジメントについて紹介してきました。必要な資源を調達するためには納入者を選定することが大切です。そのためにも、調達マネジメント計画を立てることや納入先の選定をしっかりと行うことが重要。なぜその業者を選定したのかといった判断基準を客観的にもわかるように明確にしておくとよいでしょう。
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