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広報・PR業界でプロジェクト管理ツールを導入した会社の事例を4つ紹介します。現在導入を検討中の方は、実際の導入企業の導入理由や効果などを参考にしてください。
サニーサイドアップは、PR事業を中心にコミュニケーション戦略の企画立案および実施、アスリートマネジメントなど幅広い分野で事業を展開するPR会社です。2008年にはJASDAQ上場を果たし、今もなお新事業開発と業績向上を続けています。
クラウド ERP「ZAC」は、士業やコンサルディング業の業務効率化に特化したクラウド型の情報管理ツールです。ベンチャーから上場企業・大手企業まで800社以上の豊富な導入実績があり、販売管理から勤怠管理、経費管理、プロジェクト管理まで一元管理が可能です。
サニーサイドアップはワイズインテグレーションというグループ会社に属しており、2009年にはグループオフィスの統合、2010年にはグループ管理本部の統合を目指していました。それにあわせてグループ内で経営指標を統一する必要がありましたが、当時はグループ内の会社ごとに経営権利フォーマットが異なるため連携が取りづらいことが課題でした。
サニーサイドアップが属するワイズインテグレーションでは、2007年からZACを導入していたため、グループ内でZACをどのように連携させるかがポイントでした。グループ内の会社ごとに評価を置いている経営指標に差はあるものの、ある程度統一して経営数字を確認できるようにするために、グループ内でZACを統合することに決まりました。
グループ内でZACを統合して以降は、サニーサイドアップを含め各セクションでバラバラに入力・管理されていた経営数字がZAC上に集約されました。統一されたフォーマットを利用しているため管理者側からも数字を確認・比較しやすくなり、必要な情報を必要な場面で検索して見つけられるようになりました。今後はよりZACを活用することで、利益管理の正確化と引き合い管理の細分化を進めてさらなる企業成長を目指しています。
Chris & Partnersは韓国のイベント会社で、「朝鮮日報アジアンリーダーシップカンファレンス」や「韓国 インドネシア ビジネスサミット」の国際イベントを中心に取り扱っています。タレントや会場の手配からスケジュール調整、イベント内容の企画まで総合的にプロデュースを実施しており、急成長をとげています。
タスクワールドは、部署間およびスタッフ間における迅速かつ細やかなタスク連携をサポートするプロジェクト管理ツールです。直感的に認識しやすい操作画面で案件を視覚的に管理できるほか、ユーザー数5名までであれば無料で導入できる点も特徴です。
タスクワールドを導入するまで、Chris & Partnersではファイル管理ツールとしてDropboxとGoogleドライブを、チャットツールとしてmessengerを利用していました。複数のツールを併用していたため、スタッフやプロジェクトの数が増えるにつれて情報管理も煩雑になり、チーム全体での情報共有や連携が困難になっていました。
Chris & Partnersはタスクワールドを含め国内外のプロジェクト管理ツールを複数トライアル利用したうえで、最終的にタスクワールドの導入を決めました。導入の決め手は、ITツールに馴染みのないユーザーでも簡単に使いこなせることと、全てのユーザーが社内で進行中のプロジェクトの最新状況にいつでもアクセスできることだったといいます。
タスクワールド導入後は、情報の規模や重要度、自分が担当しているプロジェクトかどうかに関わらず、全メンバーが簡単にあらゆる社内プロジェクトの最新状況を調べて確認できるようになりました。個々のイベントプロジェクトについて、状況に変化が生じた際に通知する機能もついているため、常にプロジェクトの状況をキャッチアップしながら進行できるようになり、業務効率化とコア業務への専念が可能になりました。
マクロミルは、業界業種問わず様々な法人向けのオンライン調査を実施しているリサーチ会社です。自社スタッフのエンゲージメントを向上させる施策として、経営陣を解さずに社員の自由な発想で作る社内報「ミルコミ」を季刊発行しています。
Save Pointは、発注連絡から納品に至るまでクリエイティブ制作に必要な社内外のコミュニケーションを一元管理できる管理ツールです。検索機能を使って簡単に任意のデータを探し出せるため従来の工数やヒューマンエラーのリスクを大幅に低減できるほか、スレッド機能や3Dプレビュー機能、ガントチャート機能など制作の各工程を効率化する便利な機能が豊富に搭載されています。
マクロミルの社内報「ミルコミ」のボリュームは全40ページに及びます。従来は電子メールやチャットツールを用いて、ディレクターとデザイナーのグループ間で情報連携をとっていましたが、ページ数の多い「ミルコミ」の制作には膨大な量の情報交換がつきものでした。次第にリモートワーカーも増えてきて、迅速かつ分かりやすい情報共有ツールの導入が必要になりました。
無料のプロジェクト管理ツールを複数トライアル利用したものの、どのツールも定着しなかった状況で、とある社員がSave Pointをみつけてきたことが導入のきっかけでした。Save Pointは他の管理ツールと比べても、「ミルコミ」制作の各工程におけるスケジュール管理や情報管理がしやすく、セキュリティ性も社内審査を問題なくクリアしたことが本格導入の決め手となりました。
Save Point導入後、「ミルコミ」の制作業務は大幅な効率化を実現しました。自分宛の新着投稿を見逃さない目印機能や、ファイルを都度ダウンロードせずに閲覧できるプレビュー機能などが特に制作現場で役立っており、社内PCはもちろん専用ツールを導入していないモバイルデバイスからでもSave Pointにアクセスできることも便利なポイントです。
リンベルは、カタログギフトの企画・制作・販売を主力事業とするPR会社です。カタログギフト制作で培ったノウハウを活かして、一般ギフト商品の開発・販売や通信販売事業など周辺領域にも事業を展開しています。
CIERTOは、制作ワークフロー関係者の間で、画像や動画、InDesignやIllustratorなどのAdobe制作データなど様々な情報を、プレビュー付きでオンライン共有できる一元管理ツールです。その豊富な導入実績や斬新なビジネスモデルの挑戦が評価され、本サービスはASPIC IoT･AI･クラウドアワード2019においてASP・SaaS部門総合グランプリを受賞しています。
リンベル社内では、平均して毎月40本のカタログ制作プロジェクトが同時進行で動いています。各プロジェクトには社内外の関係者が多く携わっており、情報共有の効率化が大きな課題となっていました。カタログ制作現場では既存カタログのフォーマットや過去の商品画像を再利用するケースが多いため、プロジェクトに関与する全メンバーが社内データにいつでも簡単にアクセスできる仕組みづくりが急務でした。
リンベルではCIERTOを導入する以前から、開発元であるビジュアル・プロセッシング・ジャパン社の別システムを利用していました。費用面や機能の拡張性に限界を感じていたところにCIERTO導入の提案を受けたことが、最終的な導入のきっかけとなりました。導入を決定づけたポイントとしては、ビジュアル・プロセッシング・ジャパン社の自社製品であることと、UIデザインの見やすさが挙げられます。
CIERTO導入後は、ローカル環境で制作したデザインデータをシステム上でアップロード・ダウンロードすることなく、URLを発行するだけで簡単に共有できるようになりました。これにより、毎日数回発生していた受け渡し作業が大幅に効率化され、プロジェクトが円滑に進むようになったといいます。さらに、CIERTO上では作業履歴を確認できるため、データの送付漏れや受け取り漏れの防止にも役立っています。
