【2022年版】プロジェクト管理ツール比較サイト「.tool」 » 販促物管理のポイント

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販促物管理のポイント

販促物管理の課題

在庫管理

販促物管理をする際、しっかりと在庫管理が行われていなければ過剰在庫や欠品が生じ、無駄なコストやせっかくの販売機会を失ってしまうリスクがあります。

各拠点の在庫データや販促物の流れを一致させることで解決できますが、販促物の種類が多い、注文方法がメールや電話などと統一されていない、新旧在庫が混在している、万が一に備えて必要以上の在庫を抱えているなどの状況では難しいでしょう。

適切な在庫管理を行う為には、業務の流れを見直す、統一する、在庫状況をリアルタイムで確認できる仕組みを構築するなど、全社レベルでの取り組みが必要となるのです。

配送依頼の対応

物流センターからの配送依頼を受けて販促物を配送する際、間違えた販促品を送ってしまう、依頼・発送・ハイそうまで時間がかかってしまう、今どのような状況か分からないということでは、スムーズな配送ができません。

拠点数が多い会社では特に、販促品注文が様々な場所から入ってくることでミスが生じる原因となります。承認から配送依頼までの作業が少ない工程で完結すること、発注者と配送依頼者が配送状況を随時出来るようなシステム構築、ツール導入が求められます。

また、スムーズな配送依頼には在庫管理がしっかりできていることも重要となります。在庫が足りていなくて慌ててしまう、急ぎの依頼に対応できないといった状況はもちろん、配送依頼担当者が他の業務も担当していることで1つの業務に集中できないというのも、配送依頼の課題となるでしょう。

制作データの管理

制作データについて、社内の担当者が個別で管理している、許諾情報についても担当者のみが管理しているため、その担当者のOKがもらえなければ使用できないという状況なら、担当者の負担が大きくなっていることが考えられます。また、データが必要な時にすぐにデータを使用できないという問題も生じてしまいます。社内での情報共有が不足していれば、著作権違反を起こしてしまうリスクもあります。

制作データの管理を広告会社、制作会社に任せている場合は、自分たちで管理・把握できていないことですぐに対応できない、自社で管理するよりもコストがかかってしまうという課題が生じます。

販促物管理を効率化するためには

販促物のやりとりを標準化

販促物管理を効率化するためには、販促物のやり取りを標準化させることが大切です。拠点数が多い場合は取りまとめて注文を行う仕組みを作り、注文処理日を決めることで日々の煩雑な作業がなくなります。

このとき、注文方法が電話やメール、FAXなどバラバラであれば、統一して同一のフォーマットを使用するようにすれば作業が更に効率化されます。

販促物を一元管理

販促物管理システムを使用することで、どこにどのくらいの在庫があるのかを簡単に把握できるようになります。各拠点の担当者がアクセスできれば、1つの拠点で在庫が足りなくても他の拠点に助けてもらうこともできるでしょう。

また、注文についても管理システムを使用して一元管理すれば、販促物の注文、制作、発注、発送がスムーズに管理できるようになります。発注後の状況についても、ステータスという形で状況が見えれば本部への問い合わせが不要となり、業務の効率化へとつながります。

販促物の管理システム・ツールには、オンライン上サーバで提供されているクラウド管理タイプや、自社内にサーバを導入する非クラウドタイプがあります。

Web上で管理できるシステムを用いて管理したい方はこちらもご覧ください。

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