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スケジュールマネジメントとは、簡単にいうと「進捗管理」のことを指しています。例えばプロジェクトを進めていく中では、タスクがどのように進んでいるのか、また滞っているのはどの部分なのか、そして問題のある部分にはどのように対応していくのかといった点を判断していきます。
プロジェクトが決められた期間で完了できるように、どのように対策を行うかを考えていくことが、プロジェクトの成功につながる一つの要素といえるでしょう。
では、スケジュールマネジメントを進める上でそれぞれのプロセスを見ていくことにしましょう。
まずはスケジュールマネジメント計画書を作成します。この計画書はプロジェクトマネジメント計画書の構成要素のひとつ。内容としては「スケジュールをどのように作成し、監視を行い、コントロールを行っていくのか」という点についてまとめられています。
このスケジュールマネジメント計画書では具体的なプロジェクトのスケジュールを作成するわけではありません。しかし、この計画書を作成するとスケジュールに対する認識をプロジェクトチームやステークホルダーとの間でも持つことができるというメリットがあります。共通の認識を持つと、円滑なプロジェクトの進行につなげることができるでしょう。さらに、監視・コントロールの方法についても計画書に記載しますが、このことによってスケジュールの調整も容易になる点もメリットといえます。
WBS（Work Breakdown Structure）シートを活用することにより、作業のタスクを細分化します。この作業により、どこでどのようなタスクが発生し、誰が担当しており、期限はいつなのかと言ったことをわかりやすくまとめていくことになります。この時に大切なのは、抜けや漏れがないようにすることです細かくそれぞれのタスクを洗い出していきます。
さらに、新たにタスクが追加された場合には、常に更新を行っていきます。さらに、タスクに遅延が起きていないか、またWBSに記載されていないタスクを行っていないかといったことを確認します。
先行するタスクを終了させないと開始できないといったように、タスク間には依存関係があります。このことから、それぞれのタスクの順序を考えることが必要になってきます。
この場合には、作業の前後関係を明確にしてWBSに落とし込むことによって、タスクの優先順位とクリティカルパスを見極めていきます。このことにより、どのタスクが遅延するとよりプロジェクトの遅延リスクが高まるかといった判断を行う基準となります。
それぞれのタスクに必要な時間の見積もりを行います。この時に重要になってくるのが見積もりの根拠となります。基本としては、十分にバッファを設けた時間を見積もることによって、遅延するリスクを低くすることができます。
スケジュールを作成することによって、その後のタイムマネジメントのベースとすることができるため、プロジェクトの進捗が遅れていないかどうかを判断する材料とすることができます。
スケジュールマネジメントの最終段階として、スケジュールのベースラインと実績を比較して乖離がないかを確認します。もし、チェックした結果問題が発生している場合には、なぜその問題が起きているのかを確認して改善を行っていきます。
スケジュールマネジメントのポイントとしては、無理なスケジュールは立てないといった点が挙げられます。この時には、担当者のスキルや生産性も考慮します。例えば経験の浅いメンバーに難しい作業を割り当てた場合には、予定していた工数では完了できないケースが多くなるため注意が必要となります。1人の作業が遅れてしまうと、プロジェクト全体にも影響を与える可能性があることから、できるスケジュールを立てるということが大切です。
スケジュールマネジメントを行う上では、プロジェクトを進行する中で発生する変化にも迅速・適切な判断を行うことができるか、という点がプロジェクトの管理者に求められています。その場の状況に合わせて、どう対応すれば定められた納期を守ることができるかを考え、柔軟な対応ができるように心がけましょう。
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