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テレワークを効率的にするツール集

今増えているテレワークを効率化させる、制作会社向けのおすすめツールを紹介しています。

まさに生産性で困っている会社も、もっと生産性をあげたい会社も必見です。当サイトを制作している会社のテレワーク事情も合わせてお届けします。

基礎を飛ばして制作部門にあったら最高に捗るツールを知りたい方はこちらをクリック

制作会社のテレワークに
欠かせないツールとは

テレワークイメージ

2020年のコロナ禍以降、急激な広がりを見せているテレワーク。さまざま業界で、数多くの会社がテレワークを取り入れるようになってきています。

それに伴い、注目されているのが、テレワーク用のツールです。本拠地のオフィスから離れた自宅などでも問題なく業務を進めるためには、テレワークに特化した専用ツールの導入が欠かせません。

テレワークで導入されているツールには、大きく分けて「リモートアクセスツール」「コミュニケーションツール」「労務管理ツール」「ペーパーレス化ツール」「安全なモバイルテレワークツール」の5種類があります。まずは、それぞれの種類のテレワークツールについて、どのように役立つものなのかを見ていきましょう。

1:リモートアクセスツール

自宅など本拠地から離れた場所から、データやソフトウェアにアクセスするためのツールです。代表的なリモートアクセスツールとしては、「仮想デスクトップ方式」「リモートデスクトップ方式」「クラウドアプリ方式」「VPN方式」があります。

なかでも「リモートデスクトップ方式」「クラウドアプリ方式」「VPN方式」の3つが、比較的リーズナブルに利用できるためおすすめです。

当社はセキュリティの関係で当初VPN方式をセレクト、第二波以降のテレワークではリモートデスクトップ方式をセレクトしています。

2:コミュニケーションツール(Web会議システム)

離れた場所にいる人同士のコミュニケーションを快適にするためのツールです。「Web会議システム」「テレビ会議システム」「Eメール」「チャット」「SNS式情報共有ツール(LINEなど)」が主な種類として挙げられます。Web会議システムは、パソコン用ソフトで遠隔会議を実現するもの。テレビ会議システムは、専用機器を用いて遠隔会議を実現するものです。

うちのように、無料なのでZOOMを使っている会社も多いのではないでしょうか。(複数拠点からアクセスすると40分で切れてしまいますが…)

ZOOMは音声がいいかわりに、ギガ消費が激しいので、GoogleMEETに切り替えた会社も多いかも?チャットワークライブは気軽ですが、音がイマイチ。ベルフェイスはURL発行が面倒で、内部のやりとりには不向きでした。

2016年にサービスがスタートしていたビジネス版LINE「LINE WORKS」も、コロナによってCMを増加していますね。

3:労務管理システム

リモートでテレワーカーの労務管理をするツールです。たとえば、テレワーカーが在宅勤務中にどのような画面を閲覧していたか、上司が後でチェックできる機能を持ったシステムなどがあります。

監視システムのように感じる方もいるかもしれませんが、オフィスで仕事をしていれば、自分のパソコン画面を上司に見られることは少なくないでしょう。それと同じ感覚といえばそうなのかも。

一定時間パソコンを動かさないと、上司にアラートがいくようなシステムもあるようですが、制作会社や制作部門の場合、制作物の出来や進捗できちんと仕事したかどうかがわかるので、そもそも労務管理システムが必要かどうかは会社によるというのが正直なところ。

当社では、とくに労務管理システムは取り入れておらず、社内の共用のパソコンを1台と、テレワークメンバーが常にGoogleMEETに一応つなげている状態です。(カメラに付箋を貼ったりして、風呂場の結露くらいの写りのメンバーも多々います)

4:ペーパーレス化ツール

テレワークを実現するには、紙の文書を減らすペーパーレス化が欠かせません。電子文書化システムを利用して、既存文書を電子化することができます。社内文書の多くを電子化し、サーバー上の共有フォルダに据えておけば、どこにいてもその文書を確認可能です。

社内のすべての文書を一気に電子化するのはなかなか難しいという場合は、まずは、使用頻度の高い文書からペーパーレス化を図ってみてはいかがでしょうか。

web制作会社たるもの、最先端な仕事をするためにも、テレワーク関係なく、ペーパーレス化は重要項目です。

当社は2018年ごろに政府に先駆け(それでも遅い)脱ハンコがありまして、すでにハンコに関しては問題なし。共有フォルダは、Googleドライブを活用することで、ペーパーレス化を実現しました。

5:安全なモバイルテレワークツール

端末の盗難や紛失といったトラブルから派生するさまざまなリスクに対応するためのツール。

「セキュアブラウザ」「セキュアコンテナ」などがあります。セキュアブラウザとは、クラウドの使用や社内ネットへのアクセス時における情報漏洩リスクを回避できるシステム。セキュアコンテナは、会社のデータと個人のデータを区分することができるシステムです。

当社はモバイルの支給がないので、ここに関してはとくになにも取り入れていません。

制作会社(部門)に必要な
テレワークツールは?

テレワークにおいて導入されているツールを紹介しましたが、制作会社(部門)のテレワークでとくに必要となるのは、なによりも制作工程の工数を削減する「進行&クリエイティブ管理ツール」です。

進行管理ツールは、制作会社(部門)が案件をスムーズに進めるために欠かせないもの。案件の関係者内での情報共有やコミュニケーションを効率化したり、進捗状況などを見える化したり、ファイル管理・デザイン管理を行ったりと、さまざまな機能があります。具体的には、以下のような機能を持った進行&クリエイティブ管理ツールが便利です。

  • チャットやコメントなどのコミュニケーション機能
    案件で気軽にやりとりができる
  • ガントチャート
    案件ごとのスケジュール確認
  • オンライン校正
    デザインなどにそのまま赤入れ
  • デザインバージョン管理
    先祖返りなどを防ぎ、前のバージョンにも簡単に戻れる
  • ファイル管理
    デザインバージョン管理同様
  • 素材アーカイブ
    今まで使った写真やイラスト素材を貯めておける
  • スマホ対応
    いざというときのための外からアクセス

こうしたツールを導入すれば、会社と違ってモニタが小さくて作業がしにくい、どこに素材があるのかわからないなど、日々の小さなイライラが蓄積することも減るはず!

当サイトでは、制作会社(部門)におすすめの進行&クリエイティブ管理ツールをセレクトして紹介しているので、ぜひそちらもチェックしてみてください。

制作会社にはこれ!
進行&クリエイティブ
管理ツールガイド

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