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「ステークホルダー」とは、利害関係者を意味する言葉で、プロジェクトによる意思決定や成果などに大きな影響を受ける対象のことです。ステークホルダーマネジメントは、様々なプロジェクト管理の中でも重要度が高いと言われていますが、これはステークホルダーの管理をどう行うかによって円滑にプロジェクトを進められるかどうかが変わってくるためです。
プロジェクトの中で重要となってくるステークホルダーは、企業によって定義が異なりますので、あらかじめどこまでが該当するか確認しておくと良いでしょう。例えば社内のプロジェクトの場合はメンバーはもちろんですが、プロジェクトを設定した経営層もステークホルダーに含まれますし、もし社外からの発注ということであれば、その発注者もステークホルダーということになります。
ステークホルダーマネジメントの目的は、利害関係者とより良い関係を築くことです。ステークホルダーは全員がプロジェクトに肯定的とは限りません。そのため、順調にプロジェクトを進めていても急に決定権を持つ人が変更などを言い始めた場合などにはプロジェクトの計画変更を余儀無くされるかもしれません。このような状況を防ぐためにも、十分なコミュニケーションを取っておくことによって変更なども事前に把握できるのではないでしょうか。
では、PMBOKにおけるステークホルダーマネジメントのステップについて紹介していきます。
まずは、ステークホルダーが誰なのかを特定することから始めます。この時には、プロジェクトに影響を与える人や組織をリストアップします。そして、利害関係がどのくらいの大きさなのか、また影響度など、プロジェクトの関与度合いを整理していきましょう。
洗い出しを行う際には、プロジェクトの関係書類を活用し、役割や影響度といった内容を確認することによって、だれどどのようなコミュニケーションを取るべきかが明確になってきます。
ステークホルダーにプロジェクトへ関与してもらうためのステークホルダーマネジメント計画を立てます。それぞれのステークホルダーの影響度・重要度に合わせてどのタイミングでコミュニケーションをとるかを検討していきましょう。
コミュニケーションをとるタイミングとしては、例えばミーティングを行う日程などを計画します。このように計画を立てることによって、適切な情報共有につなげることができ、円滑なプロジェクトの進行に繋がります。
前述した計画で立てたマネジメント計画をもとにステークホルダーとやりとりを行うことによって、プロジェクトの関係を強くしていきます。もし、計画に変更が出てきたような場合にはログを作成してください。
ステークホルダーマネジメントで大切なのは、ステークホルダーと実際にコミュニケーションをとること、さらにステークホルダーが持っている期待を満足させることとされています。
ステークホルダーとの関係については、プロジェクトが進行する中で変化していきます。そのため、ステークホルダーの監視を行い、マネジメント計画などを見直すなどで調整を行っていきます。
ステークホルダーマネジメントをうまく行うコツは、プロジェクトを円滑に進めるための交渉能力などを身につけること。すなわち、人間関係を構築するのに役立つスキルを磨くこと、といえるでしょう。また、ステークホルダーマネジメントでは、ステークホルダーと良好な関係を築くことが必要です。日頃からステークホルダーと関わるという姿勢を大切にし、相手の立場や考えを理解しながら関係を構築していきましょう。
プロジェクトにおいて重要なステークホルダーマネジメントについて紹介してきました。いかにステークホルダーと良好な関係を築くかがプロジェクトの進行にも関わってきます。ステークホルダーマネジメントを適切に行うことにより、プロジェクト管理を円滑に進めていきましょう。
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