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WEB制作業界でプロジェクト管理ツールを導入した会社の事例を3つ紹介します。現在導入を検討中の方は、実際の導入企業の導入理由や効果などを参考にしてください。
スパークスジャパン株式会社は、インフラ構築からシステム開発、ウェブマーケティング、ウェブサイト制作および運用まで幅広くITソリューションを提供する会社です。「Create Happiness!」を経営理念に掲げ、クライアントや社会全体に幸せの循環を作ることを目指しています。
トコトンは、ウェブ担当者と製作者のコミュニケーションを円滑にし、サイト運用を高速化するツールです。カレンダー型のタスク管理機能を使えば、単発的に発生する複数の案件を簡単に管理できます。
スパークスジャパン株式会社では、顧客から届いたメールをメーリングリストとメールソフトのタグ機能を使って社内に共有していましたが、大量のメールのやりとりは一定数の抜け漏れや時間的ロスの原因となっていました。とくに、その依頼は完了しているのかといった進捗状況に関する細かい情報共有はメールだけでは不可能なため、随時電話などでフォローするなど非効率な業務に陥っていました。
Japan IT weekというIT展示会でトコトンに出会ったスパークスジャパン株式会社は、オンプレミス環境でインストール版トコトンのデモ利用を開始しました。デモ期間を通じて、「依頼にかかる時間の軽減」「進捗状況の見える化による時間軽減」「抜け・漏れなどのリスク回避」「情報のナレッジ化」という4つのメリットを感じ、本格的な導入に至りました。
トコトンの効果スパークスジャパン株式会社によると、トコトンの導入による効果は大きく3点あるといいます。1つ目は管理コストの削減で、全ての依頼をシステム管理することで従来1時間かかっていた情報共有の会議がわずか10分にまで短縮したといいます。2つ目はWebページ制作における情報伝達の抜け漏れ防止、そして3つ目の効果としては軽減された時間と労力を顧客フォローに当てることによる顧客満足度の向上を挙げています。
渕上印刷は創業70年以上の歴史と実績を持つ印刷会社でありながら、印刷事業の他にWEB制作事業も展開しています。さらに、自社独自のデジタルブック制作サービス「デジサクッ！」を提供するなど、常に新たなサービスに取り組んでいます。
universionsは、見やすいUIデザインで誰でも直感的に操作できるタスク整理ツールです。複数人で進めるプロジェクトにおいて、全員のタスクとステータスを管理することで作業の「見える化」をサポートします。
渕上印刷ではWEB制作・保守といったITソリューションを提供するうえで、作業履歴やソースコードを管理する必要がありました。従来は無料のGitリポジトリサービスとクライアントツールを使用しており、リポジトリサービスが終了したのをきっかけにuniversionsに乗り換えたといいます。
導入に至った最大の決め手は、UIの見やすさにあったといいます。universions以前に使用していたクライアントツールでは、画面上にカタカナの専門用語が多く表示され、使いづらさを感じていたスタッフが多かったといいます。universionsの画面上に表示される用語はほとんどが日本語であるため、スタッフ全員が直感的に意味を理解できるという点が最大のメリットといいます。
universionsの機能は非常にシンプルで、以前使用していたクライアントツールと比べて「ひとまず作業履歴が見えたらよい」という渕上印刷のニーズに合っているといいます。必要な機能は基本的に網羅されているため、現在、universionsの利用は社内連携にとどまっているものの、今後は外部の制作会社とのコミュニケーションにもuniversionsを導入する予定とのことです。
Web制作、グラフィックデザイン、映像制作、プロジェクションマッピング、レーザーマッピングまで、フリーランサーとしてWEBデザイン全般に携わる方への導入事例です。元々はポートフォリオを用いて営業活動をしていたものの、Jooto導入後はウェブサイト経由の問い合わせが増えたとのことです。
Jootoは、ドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作でほとんどの作業が完結できるタスク管理ツールです。ユーザー4名までであれば無料プランで利用できて、プロジェクトごとの進捗状況をひと目で確認できるガントチャート機能などの基本機能を全て利用できます。
フリーランサーとして活動する名久井様は元々、個人のタスク管理は付箋、クライアントとのタスク共有は英語版のタスク管理ツールを利用していたといいます。しかしながら、英語版のツールは直感的に見にくく、「メールを送った、送っていない」等のコミュニケーションエラーが発生することも少なくなかったとのことです。
上記のような課題を解決するために、クライアントと相談のうえJootoを導入したとのことです。導入の決め手は、基本的に日本語表示であること、ガントチャート機能などタスクをタテ軸とヨコ軸の両方で管理することによって自由度の高いタスク管理が実現できる点などにあるといいます。
名久井様がJootoでよく用いる機能が、チェックリスト機能です。数人の担当者でプロジェクトを協働する場合には、担当者ごとに独立したチェックリストを作成して作業進捗を管理しているといいます。FTPのサーバー情報や頻出するロゴのデザインファイル、請求書関連などの情報も簡単に共有できるため、月末などの多忙な時期にもコミュニケーションエラーが減ったといいます。
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