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Office365(Microsoft365)でプロジェクト管理

プロジェクト管理の方法として、マイクロソフトから提供されているOffice365(Microsoft365)を活用するという方法もあります。この記事では、Office365(Microsoft365)で提供されている機能についてご紹介していきます。

Office365(Microsoft365)でプロジェクト管理ができるツール

マイクロソフト社から提供されているOffice365(現:Microsoft365)では、プロジェクト管理を行えるツールとして、下記の4種類が用意されています。

  • Teams(チームス)
  • Planner(プランナー)
  • To Do(トゥードゥー)
  • Whiteboard(ホワイトボード)

Office365(Microsoft365)を使用してプロジェクト管理をしたいと考える場合には、まずはそれぞれのツールがどのような機能を持っているのかを把握することがおすすめです。

Office365(Microsoft365)の Microsoft Teamsでできること

まずは、Office365(Microsoft365)の「Microsoft Teams」について紹介します。Teamsはビジネスチャットツールとして知られており、すでに活用している方も多いでしょう。どのような機能を持っているツールなのかをご紹介していきます。

ドキュメント管理やタスク管理が可能

Teamsでは、プロジェクト単位で「チーム」を作成できますが、その中でドキュメント管理やタスク管理を行うための機能を有しています。加えて、チームの中にさらに「チャネル」と呼ばれる小さなグループを作成することができます。このことから、より細かい作業の管理にも適しているという面があります。

情報共有が行える

ビジネスチャットツールとして知られているTeamsは、自由にチャットやテレビ会議を行うことが可能です。そのため、必要に応じてメンバー間での情報共有ができるようになります。情報共有が容易に行えることで、プロジェクトの進行もスムーズになるでしょう。

ファイルを共有できる

Teams上では、ファイルの共有を行うことができます。エクセルやワード、パワーポイントなど、Officeファイルを共同編集することもできます。そのため、チームやチャネル内でファイルを共有することが可能に。プロジェクトの進捗状況を全員が把握することができるため、スムーズな業務遂行につなげられるでしょう。

Office365(Microsoft365)の Microsoft Plannerでできること

Microsoft Plannerは、タスク管理を目的としたツールです。

タスク管理ができる

Microsoft Plannerでは、プロジェクトチームのタスクを一元管理できる点が大きな特徴。それぞれのタスクごとに細かいチェックリストを登録できることに加えて、ラベルづけや担当者の割付といったことも可能となっています。このような機能を活用することにより、簡単にタスク管理を行うことができるようになるでしょう。

進行状況を視覚的に表現できる

Microsoft Plannerでは、それぞれのタスクの進行状況や、そのタスクを割り当てたメンバーといった情報を元にしてダッシュボードやグラフを自動で生成することが可能となっています。このことから、プロジェクトの進捗状況が一目でわかるようになります。

どのタスクが順調に進んでいるのか、進みが悪いタスクはどれなのか、さらにどのメンバーの負荷が高くなっているのかといったことが把握できるため、プロジェクト全体をスムーズに進めることができるようになります。

Teamsと連携できる

ビジネスチャットツールのMicrosoft Teamsとの連携も便利な機能です。Team上でPlannerを開いてタスク登録を行う、情報の更新といった操作も可能。タスクの進行状況に合わせてTeam上でミーティングを行うといったことも可能です。

Office365(Microsoft365)の Microsoft To Doでできること

Microsoft To Doの特徴は、個人のタスク管理に適している、という点です。下記のような機能が活用できます。

タスクを管理できる

Microsoft To Doを使用することにより、簡単にタスクの登録や更新を行えるようになります。さらにTo Doでは、ただ登録するだけではなく、それらのタスクをリストでまとめることができるため、「本日の予定」といったようにタスクを一覧で把握することができるようになる点も便利です。

タスクの共有を行える

個人のタスク管理に向いているTo Doではありますが、ほかの人とタスク(リスト)を共有することができる機能もあります。この機能を利用することで、プロジェクトメンバーとタスクを共有したり、上司やリーダーなどと自分のリストを共有することで作業に抜けがないかといった確認作業を行う、進捗状況を共有するといったこともできるようになります。

Office365(Microsoft365)の Microsoft Whiteboardでできること

Office365(Microsoft365)で用意されているMicrosoft Whiteboardは、その名前からも想像できるように複数人で共同で行う作業向けのツールという特徴があります。下記のような機能を活用することができます。

情報をわかりやすく可視化できる

Microsoft Whiteboardは、いわゆる「デジタルのホワイトボード」です。そのため、Whiteboard上でペンやタッチ操作で手書きができる点が大きな特徴。このような機能を利用して、相手に説明するなどわかりやすく可視化できるという特徴があります。

また、付箋機能を使って大切な部分を強調したり、画像挿入機能を使ってワードやパワーポイント、PDFなどのデータを追加することも可能です。さらに活用するためのテンプレートも用意されています。

情報の共有

Microsoft Whiteboardは、複数のメンバーで1つのボードを同時に編集することができるという便利な機能も備えています。加えて、パソコンやモバイル端末問わず利用ができる点も大きな特徴といえるでしょう。

また、Teamsとも連携されるため、「オンライン会議をしながらWhiteboard上でイメージを共有する」といった使い方も可能となっています。

さらに、この時に作成されたボードの内容は自動的にクラウドに保存が行われ、画像ファイルでの出力もできます。

全機能が一つにまとまっているプロジェクト管理ツールがおすすめ

Office365(Microsoft365)において提供されている、プロジェクト管理に活用できる機能をご紹介してきました。それぞれの機能を利用することによってプロジェクトの管理を行えますが、使いたい機能がさまざまなツールに分割されてしまっているという印象を持つ人もいるかもしれません。

そのような場合は、すべての機能を1つのソフトで対応可能なプロジェクト管理ツールを導入するのがおすすめです。これからのプロジェクト管理を効率的に行いたい、と考えている方は、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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