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プロジェクト管理ツールにおけるスケジュール管理機能について紹介。その中の機能である「ガントチャート」「マイルストーン」「カンバンボード」「カレンダー」についてまとめています。
プロジェクトの進捗状況などを管理するために使用されるのがガントチャートです。横棒グラフを使用して、タスクの完了日や進捗を管理します。
ガントチャートを使用することにより、プロジェクト全体の計画を可視化することができるため、ひと目見ただけで全体を見渡せるという点がメリット。ガントチャートを見ることができるメンバー全員がプロジェクトの進捗を把握することが可能です。
マイルストーンとは、プロジェクトや作業の節目や中間目標地点などを指しています。1つのプロジェクトにはさまざまな作業がありますが、例えば「企画案の決定」が完了するまでが1つのマイルストーンといったように設定されます。
これは、プロジェクトが長引きそうな場合や、複雑な工程となりそうな場合などに、進捗などをわかりやすくするために使用されるもの。マイルストーンを設定することによって、プロジェクトの中で重要なポイントはどこなのか、万が一遅延が起きてしまった場合にプロジェクト全体に影響を与えてしまうポイントはどこなのかを把握することができます。
このことからマイルストーンごとに進捗を確認することで、トラブルなどがあったとしてもその後の工程で必要となってくる計画を練り直すことができるようになるでしょう。
作業やタスクを視覚化することによって、進行中の作業をコントロールするツールをカンバンボードと呼びます。プロジェクト管理ツールの中でこのカンバンボードを活用することで、作業やタスクを可視化できます。このことから、誰が現在どのような状態なのかを簡単に確認可能です。
また、タスク同士のつながりも見える化できますので、例えばタスクの実施中にルール変更があったとしても、そのタスクに関連している人への周知が容易になるというメリットもあります。
プロジェクト管理ツールのスケジュール管理機能の中には、カレンダー機能も搭載されていることも多くあります。特にプロジェクトに関わる多人数のスケジュールを管理する必要がある場合には、全員のスケジュールを一気に表示できるカレンダーを使用すると便利です。ひと目で誰がどういった予定なのかを把握することができます。
プロジェクト管理ツールにおけるスケジュール管理機能について紹介してきました。スケジュールやタスクの進捗を管理するためのさまざまなツールが用意されていますので、自社のニーズに合ったツールを選択することが大切です。
そのためには、現在のプロジェクトでどのような課題や悩みがあるのかといった点を明確にすることが第一。どのような機能が必要なのかをはっきりさせることで、適切なプロジェクト管理ツールを選ぶことができるはずです。
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