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プロジェクト管理に必要な見える化の実現

ここでは、プロジェクト管理において最も重要なポイントのひとつといえる“見える化”について、くわしく解説しています。

また、有効なツールを導入した会社の実例を業界ごとに紹介していますが、そちらをすぐ読みたいという方はここから飛べます。

プロジェクト管理に必要な見える化の実現イメージ

プロジェクト管理における
“見える化”とは?

複数人のメンバーが、様々なかたちで関わりながら種々のタスクを進め、設定された目標の達成を目指す「プロジェクト」。計画どおりに進行し、最終的に成功に至るには、以下2つのポイントがとても重要となります。

  • プロジェクトに関わっているメンバー全員で、目的やゴールなどをきちんと共有する
  • 常に変化していくプロジェクトの状況を、メンバー全員が把握できるようにする

これら2つのポイントを押さえながらプロジェクトを進めるには、必要な事柄を、みんなが目に見える状態で表すことが求められます。

プロジェクトを滞りなく進行させるには、この“見える化”が欠かせません。

それでは、この“見える化”は、具体的にどのようなことを行えば実現するのでしょうか?以下に、主な3つのポイントをまとめました。

  • プロジェクトの状態を把握するために必要な事柄を、グラフや数値などを使って、各メンバーが視覚的に分かりやすいように表示する
  • それぞれのメンバーや部署内、小分けされたチーム内で発生している問題等を、プロジェクトの全体で共有する
  • プロジェクト内の他のチームや部署等に展開することによってプラス効果が見込まれるやり方を、全体で共有する

“見える化”するべき
6つのポイントとは?

プロジェクトを進めていくうえでの“見える化”の目的や重要性、また実施すべきことなどについて解説してきました。

ここからは、具体的にどんなことを“見える化”すればよいのかを見ていきましょう。以下に、主なものをリストアップしてみました。それぞれについて、それを“見える化”することでどんなメリットを得られるのかもまとめています。

“見える化”すべきポイント1.
タスク

プロジェクトにおいて取り組むべき具体的な作業を洗い出し、整理することによって、「うっかり忘れ」「作業漏れ」といった人為的なミスを防止することができます。

“見える化”すべきポイント2.
スケジュール

行っている作業の期限や、その期限に対する進捗状況を常に把握・意識できるようになることで、作業遅れの防止につながります。また、各タスクの進捗状況が全体に共有されることで、遅れが発生した際の対応も迅速かつ柔軟なものになります。

“見える化”すべきポイント3.
コスト

どのタスク、どの作業、どの工程にどれくらいのコストが発生するのかを、明確にすることができます。さらに、計画していたコストと実際かかっているコストに乖離が出た場合などにも、その原因や詳細を確認し、対策を練りやすくなります。

“見える化”すべきポイント4.
品質

作業上の課題や障害等を明示化し、対応記録を保存することによって、品質の適切な把握ができるのはもちろん、改善や再発抑制などにつなげることができます。

“見える化”すべきポイント5.
コミュニケーション

プロジェクトに関わるメンバー同士で、それぞれが抱えている問題や課題、要望、Q&Aなどを共有することによって、メンバー間の齟齬をなくすことができます。また、Q&Aなどに対する回答レベルの安定にもつながります。

“見える化”すべきポイント6.
要員

各タスクにかかっているメンバー(要員)について明確に把握・記録することで、現在の要員の負荷調整が行えるほか、今後の増減員計画などもスムーズになります。

プロジェクトにおいて“見える化”すべき6つのポイントをご紹介しました。

これらをしっかりと“見える化”できるかできないかによって、プロジェクトの命運に大きく分かれるといっていいでしょう。ぜひ6つのポイントを意識してて取り組んでください。

「わかっているよ」というポイントではありますが。忙しくなってくると、どこかがおそろかになってしまうことがほとんど。それを防ぐには、属人化をさせないことが必要になります。

そのために何をしたらよいのか…というところは、ずばり「ツールの力を借りましょう」と申し上げたいです。

6つのポイントを“見える化”
するために
重要なツール!

プロジェクト管理において“見える化”が必要な6つのポイントを紹介しましたが、これら6つを一気に“見える化”するためには、管理ツールの導入が必須です!

では、管理ツールを実際に導入した会社の事例を見ながら、管理ツールによって具体的にどのような変化が望めるのかを見ていきましょう! 事例は、「クリエイティブ制作」「ソフトウェア開発」「製造」の3つの業種の会社から1つずつピックアップしました。

各会社がどんなツールを導入したのかもあわせて紹介しています。

クリエイティブ制作

事例

Septeni Ad Creative

課題 管理や制作が
属人的になりがちだった
Septeni Ad Creative AdFlow事例

引用・参照元:AdFlow(アドフロー)
https://adflow.jp/interview/septeniadcreative

クオリティチェック、進行管理、コミュニケーション面での効率化と整備が期待できるのでおすすめです。

実際にこのツールを導入してみて感じることは、管理側にも向いているということです。

クリエイティブの制作というのは属人的になりやすいのですが、その中でも、“どういうフロー”で、“どのようなもの”をメンバーが作っているのか、また“課題は何か”などを、タイムリーに振り返って把握することができます。ナレッジマネジメントや人材教育にも活かしやすいです!

この事例で導入した管理ツール…「AdFlow」(開発元:クリエイターズマッチ)

ソフトウェア開発

事例

リザーブリンク

課題 共通のコミュニケーションツールがなく、共有が煩雑だった
Backlog(バックログ)reservelink導入事例

引用・参照元:Backlog(バックログ)
https://backlog.com/ja/customers/reservelink

自社サービスの開発管理から業務連絡まで、幅広い業務においてツールを活用しています。

導入前は、社内共通のコミュニケーションツールを設けていなかったので、担当者や期限等の共有はメールやチャット、ミーティングなど人それぞれでした。

そのため情報共有がうまくいかず、タスクの対応漏れなどが発生することもあったのですが、その対策にこのツールが一役買っています!

この事例で導入した管理ツール…「Backlog」(開発元:ヌーラボ)

製造

事例

エクサム

課題 遅れが頻発し、
作業が圧迫されていた
Being Management3 reservelink導入事例

引用・参照元:Being Management3
http://www.toc-ccpm.net/cases/toc-ccpm_case059

ツールの導入前、企画内容の変更で仕様が増加し、遅延プロジェクトへの人員増加による新たな遅れも発生していました。

また一部の人員への作業負担が重くなってしまい、作業遅れにより最終工程も圧迫されていました。

しかし導入後は、スタッフ全員でプロジェクトの状況を把握でき、納期意識を持てるように!

さらに、経営陣への報告もしやすくなり、プロジェクトの危機的状況が一目で分かるようになりました。先手管理の実現によって、現場が混乱しなくなったと感じています。

この事例で導入した管理ツール…「Being Management3」(開発元:株式会社ビーイング)

上記以外にも、プロジェクトを管理できるツールは数多くあり、それぞれ得意分野やできることが大きく異なります。

当サイトでは、業界別におすすめツールとその理由や機能を紹介していますので、参考にしてください。

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