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企業で仕事をする場合、誰しもが何かしらのプロジェクト（案件）に関与しているといえます。そのようなプロジェクトに関して、納期や工程、担当者ごとの役割や業務進捗を管理するためのツールがプロジェクト管理ツールです。ここでは、プロジェクト管理ツールを導入するメリットとデメリットを分けて紹介しします。
企業がプロジェクト管理ツールを導入する最大のメリットは、プロジェクトの進捗状況がひと目で把握できるようになり、これまで進捗管理業務にかかっていた時間や労力が不要になることです。現在のようにプロジェクト管理ツールが発達する以前は、Excelなどの表計算ソフトを用いてプロジェクトの進捗を管理することが一般的でした。しかしながら、表計算ソフトを用いてプロジェクトを管理する場合、プロジェクトに関与する全メンバーが各々のデスクトップなどといったローカル環境にソフトをインストールする必要があるほか、情報を更新するたびに社内で共有し、最新版ファイルをダウンロードしなければなりません。これでは膨大な業務時間が発生するばかりか、入力フォーマットが属人化しやすくなり後から修正が必要になる恐れもあります。
プロジェクト管理ツールを導入すれば、プロジェクトメンバーはあらかじめ用意されているインターフェース上に必要項目を記入・更新するだけで済みます。そのため、自分でフォーマットを作成したり、更新したファイルを他のメンバーにその都度送付する必要がなくなります。フォーマットは自分たちで自由に編集可能で、管理画面を見ればプロジェクト全体や部門ごと、メンバーごとの進捗状況がまるわかりなので、管理者の工数も大幅に削減されます。
プロジェクト管理ツール導入のメリットは、ただ単にプロジェクトの進捗状況が見える化されるだけではありません。社外のクライアントやパートナー企業に向けてもIDやアカウントを発行することで、プロジェクト関連のやりとりを管理ツール上で一元化できます。例えばクライアントとファイルを共有する場合、Excelであれば更新のたびにファイルを送付して、送られた側はダウンロードしなければなりません。その点、Googleスプレッドシートのようなオンラインツールは送付が不要で便利ですが、複数人で同時にログイン・編集すると処理負荷が上がるなど欠点もあります。
プロジェクト管理ツールを導入すれば、Googleスプレッドシートのようにオンライン利用が可能なだけでなく、他のユーザーが編集・更新した内容もリアルタイムかつスピーディに反映されます。業務効率化に貢献するのはもちろん、大量のExceファイルを電子メールで送付し合う必要がないため、メール誤送信による機密情報の漏洩といったリスク回避にもつながります。
最後に、2020年の新型コロナウィルス感染拡大にともない、日本国内でもリモートワークや在惑ワークを導入する企業が増えました。プロジェクト管理ツールを活用すれば、このような働き方の変化にも柔軟に対応することが可能です。プロジェクト管理ツールのほとんどはオンライン利用に対応しているため、PCはもちろんスマートフォンやタブレットといったモバイル端末を使って社外からアクセスが可能です。そのため、リモート環境下で協働している関係者全員に社内ネットワークのアクセス権限を付与するといった手間をかけずに導入できます。
ここまで、プロジェクト管理ツールには様々な導入メリットがあることを紹介してきましたが、他方でプロジェクト管理ツールを導入することでデメリットが発生することもあるのでしょうか。
強いていえば、費用面でのデメリットが考えられます。プロジェクト管理ツールの中には無料トライアル版が用意されているケースもありますが、その多くが期限付きであったり、利用できる機能に制限が付いています。中長期的にプロジェクト管理ツールを運用するうえでは、運用費用が発生することをあらかじめ念頭におきましょう。実際にどのくらいの費用が発生するのかは、製品や導入規模、利用期間など様々な要因によって異なります。詳細はプロジェクト管理ツールの販売業者にお問い合わせのうえ、具体的な見積を出してもらうことをおすすめします。
費用面でのデメリットのほかに、プロジェクト管理ツールを導入したはいいものの現場のメンバー間でなかなか利用が広がらないというリスクも想定できます。業界や業種によっては、ITツールを利用することに心理的ハードルや苦手意識があり、手書きのメモなどアナログな手法でプロジェクトを管理している人や会社も少なくありません。プロジェクト管理ツールの導入を検討する時には、「どのように工夫すれば自社の社員がツールを活用しやすくなるか」という取り組みも合わせて考えることが大切です。
プロジェクト管理ツールの導入には多くのメリットがあり、世の中には数多くのプロジェクト管理ツールが存在します。自社に最適なプロジェクト管理ツールを選ぶためには、管理者側だけでなく現場のメンバーの意見も取り入れながら「自社はツールを導入することで何を実現したいのか」という目的を明確化することが重要です。ツール導入の目的が決まれば、その目的に沿った特徴や機能を有したプロジェクト管理ツールを探しやすくなるでしょう。
本サイトでは、様々なプロジェクト管理ツールについて、それぞれの特徴や導入事例を多数紹介しています。プロジェクト管理ツールの導入を検討中の方は、ぜひご参考にしてください。
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