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「コニュニケーションマネジメント」とは、プロジェクトにおいて円滑なコミュニケーションを図るためのプロセスとなります。コミュニケーションを取ることによってメンバーの進捗状況や抱えている課題を把握することに加えて、プロジェクトが成功するように調整を行います。また、プロジェクトメンバーとコミュニケーションを取ることはもちろんですが、顧客や社内の経営陣なども含まれ得る点も特徴となります。
このコミュニケーションマネジメントは、プロジェクトを成功に導くことを目的としています。逆にコミュニケーションが不足していると、メンバーやチームが抱えている課題などを正確に把握できないなどの理由で失敗につながることもあります。こういった場合でもコミュニケーションマネジメントができていれば早期に失敗に繋がりそうな要因を把握でき、対応ができるようになります。
では、コミュニケーションマネジメントのプロセスについて見ていくことにしましょう。
まずはコミュニケーションマネジメント計画書を作成します。この計画書では「ステークホルダーがどのような人物で、どのようなニーズを持っているか」といったことや、どのようなコミュニケーションツールを使用するのか、また誰と誰がコミュニケーションを取らなければならいか、やりとりすべき優先順位、コミュニケーションの複雑さについて明確にしておきます。 この計画はプロジェクトの初期に策定されますが、定期的な見直しが行われます。例えば、ステークホルダ・コミュニティが変化した時などに見直しが行われます。
コミュニケーションマネジメント計画書の内容に従って、ステークホルダーからの情報を収集、また流布などを行います。
情報の収集においては、会議を開催したりヒアリングを行うことによりステークホルダーと公立的に情報をやりとりします。また、情報の流布とでは、ステークホルダーに適切な情報を提供することを指しています。この時に提供される情報としては、定例会議の議事録やプロジェクトの内容をまとめた文書などが該当します。
情報の収集や流布を行う際の注意点としては、メディアをどう選ぶかといったことです。想定されるメディアとしては、電話やチャット、メール、FAXなどさまざまなものが考えられますが、その中から適切なものを選ぶ必要があります。また、専用のツールを使用する場合には、マニュアルを用意するなどスムーズにコミュニケーションが取れる環境を用意しておくことが大切です。
プロジェクトにおいてコミュニケーションが適切に行われているか、という点をプロジェクトの管理者が監視します。実際に行われているコミュニケーションを監視する他にも、満足度の調査、チームの観察など様々な方法を使用して状況を把握・評価することになります。
ここで得られた知見は計画やマネジメントに反映させながら繰り返すことによって、プロジェクト内のコミュニケーション状況を改善していきます。
プロジェクト内でコミュニケーションが適切に行われていない場合には、作業効率が低下します。これは、逆にいうとプロジェクトの作業効率が悪いと感じられる場合には、コミュニケーションを注意して見てみるとなんらかの問題が生じている可能性があると言えるでしょう。
コミュニケーションマネジメントでは、「事実を記録する」という点がまず大切なポイントとなります。また、どのようなツールを使用してコミュニケーションを取るかといった点も重要です。誰もが簡単に使用して使えるツールを選ばないと、そのツールに苦手意識を持ってしまう方はなかなかコミュニケーションに参加できない可能性が出てくるからです。
プロジェクトにおけるコミュニケーションマネジメントについて紹介してきました。コミュニケーションが適切に行われているかどうかは、プロジェクトをスムーズに進めて成功に導くために必要な要素であると言えるでしょう。もし、プロジェクトに良くない兆候が見られた場合には、コミュニケーションの状況を改善することで解決方法が見つかるかもしれません。
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