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プロジェクト管理に必要な機能リスト

ここでは、プロジェクト管理ツールの機能について紹介。目的(管理の対象)別に、あると便利な機能を解説しています。

プロジェクト管理には専用の管理ツールを導入するのが一番ですが、ひとくちに管理ツールといってもさまざまなものがあります。選ぶ際には、自分の会社や部署のニーズに合ったものをセレクトしなければなりません。

そしてニーズに合うものをセレクトするには、「何を管理したいのか?」を考えることが大切です。それによって、必要な機能が違ってくるからです。

以下に、管理したい対象(目的)別に、必要な機能についてまとめました。

業界ごとのおすすめツールをすぐに知りたい場合は、こちらに飛んでください。

プロジェクト管理に必要な機能リストイメージ

「人」を管理したいなら

人を管理したいと考えているなら、メンバー管理機能を搭載した管理ツールを選びましょう。管理ツールの中には、プロジェクトに関わっているメンバーの保有スキルや業務実績等を登録管理できる機能が備わったものがあるのです。

また、各メンバーの業務時間などが記録できる、勤怠管理機能を搭載したものもあります。ですが、そこまで管理したいかどうかも取捨選択しましょう。いらない機能が増えることは、ツール浸透の妨げになります。

さらに、メンバーのスキルや実績などに合ったタスクを割り当てられる機能を持ったツールも便利です。

搭載されていると
便利な機能一覧

  • グループウェア
  • 日報管理
  • 課題管理
  • タスク管理
  • リソース管理

「物」を管理したいなら

主に製造業のプロジェクトにおいて物を管理したいと考えているなら、そのような管理ツールを選びましょう。原材料の在庫数、また在庫数に応じた発注管理などをスムーズに行なえます。

なお、製造業以外でも、プロジェクトにおいて使用するスマートフォンやパソコンなどの端末を管理したい場合もあるでしょう。そのような管理機能が備わったツールもあるので、要チェックです。

搭載されていると
便利な機能一覧

  • 物品管理
  • 在庫管理
  • プロセス管理

「コスト」を管理したいなら

プロジェクトには必ず予算が組まれ、その中でやりくりしなければならないため、コスト管理を重視したいと考える方も多いでしょう。

以下のような機能をチェックして導入を検討しましょう。

どちらかというと現場向けではなく、管理者向けツールとして開発されているものがおすすめです。

搭載されていると
便利な機能一覧

  • 原価計算
  • 人件費計算
  • 購買管理
  • 経費管理
  • 実行予算策定
  • 予算実績対比

「情報」を管理したいなら

プロジェクトをスムーズに進行させるには、情報の適切な管理や共有が欠かせません。

ここを重視するのであれば、「顧客情報」「契約情報」「調達先情報」「与信情報」など重要な情報をきっちり管理できる機能が搭載されたツールを選びましょう。また、議事録や業務日報といった日々蓄積されていく情報もしっかり管理できる機能があると、より便利です。

搭載されていると
便利な機能一覧

  • 案件管理
  • アクセスログ管理
  • リスク管理
  • 顧客管理
  • ワークフロー

「時間」を管理したいなら

プロジェクト管理において、時間(スケジュール)の管理は最も重要な要素のひとつです。この点を重視してツールを選びたいと考える方も多いでしょう。

その場合、多くの管理ツールに搭載されている機能ではありますが、ぜひ工程管理が行える「ガントチャート」が利用できるかをチェックしてみてください。エクセルなどで作成したガントチャートよりも使いやすく、豊富な情報を登録できるものが多くあります!

搭載されていると
便利な機能一覧

  • スケジュール管理
  • ガントチャート
  • 工数管理
  • 時間報告

また、管理したい対象が同じであっても、業種が違えば、必要な機能が違ってくることもあるでしょう。そのため、どんな管理ツールを導入すべきか迷った場合には、同じ業種の会社の導入事例をチェックしてみるのもおすすめです。

ここでは、管理ツールの導入事例が多い「クリエイティブ制作」「ソフトウェア開発」「製造」の3業種の事例を集めてみました。ぜひ参考にしてみてください。

この中のどれを(もしくは全部を)管理したいのかを、まずは考えてみましょう。

業界ごとの
おすすめツールと事例

クリエイティブ制作:Adflow

事例

日本HP

導入成果 制作工数が大幅削減。
制作物の品質もアップ
搭載されている機能 プロジェクト一覧・オンライン修正・稿数管理・ガントチャート・メッセージ・チャット・掲載プレビュー・タスク管理・スケジュール管理・デザイン管理・案件オーダーなど
Septeni Ad Creative AdFlow事例

引用・参照元:AdFlow(アドフロー)
https://adflow.jp/interview/hp_japan

ツールの導入後、制作工数が大幅に削減されました。1制作物あたりの制作工数を、66%もカットできました。

さらに、制作工数が大幅に削減されたことで制作物チェックに割ける時間が増えたので、仕事のクオリティもアップしました。また、メッセージの見落としやファイルのバージョンの取り間違えといったミスも減っています。

ソフトウェア開発:Backlog

事例

ソフトバンクロボティクス

導入成果 チームの生産性がアップ
搭載されている機能 タスク管理・チャット・ガントチャート・コラボレーション促進・お知らせ機能・担当者管理・Wiki機能など
ソフトバンクロボティクス Backlog事例

引用・参照元:Backlog
https://backlog.com/ja/customers/softbank-robotics/

プロジェクト計画の作成から進捗管理まで、プロジェクトの一連の流れを管理することを目的にツールを導入しました。

その結果、パートナー企業とのコラボレーションが促進され、プロジェクト管理の大幅改善が実現!

メール作成から表計算ソフトのファイルの書式の調整、メール分類などの作業が要らなくなり、利益に直結する作業により多くの時間を割り当てられるようになりました。

製造:Being Management3

事例

シャープ

導入成果 6ヶ月間で30%の開発リードタイム短縮
搭載されている機能 スケジュール管理・タスク管理など
シャープ株式会社 Being Management3事例

引用・参照元:Being Management3
https://toc-consulting.jp/case/case-sharp/

スマートフォン事業を展開するシャープ株式会社 通信事業本部 パーソナル通信事業部では、スマートフォン開発プロジェクトに同ツールを適用し、わずか6ヶ月間で30%の開発リードタイム短縮を成し遂げ、次期開発の先行検討/技術検討に割り当てる時間を獲得されました。

それはまさに、苦境からの復活をかけた組織マネジメントのイノベーションでした。

上記のように業界別で考えるというのもひとつの方法ですが、「経営を管理したい」「タスク管理だけでいい」など、会社や部署それぞれで要望があると思います。

当サイトでは、どんなニーズにも答えられるよう、32のツールについて調べつくしていますので、参考にしてください。

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