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官公庁・教育業界でプロジェクト管理ツールを導入した会社の事例を4つ紹介します。現在導入を検討中の方は、実際の導入企業の導入理由や効果などを参考にしてください。
山梨県立科学館は、大型天体望遠鏡やプラネタリウム、実験工作室、常設展示室などを備えた施設として、1998年に開館しました。幼稚園から中学校までの子どもたちが学校行事の一環として訪れるだけでなく、休日には多くの家族連れの来館者が館内の展示物に触れ、様々な科学体験を楽しんでいます。
サイボウズ Officeは、日本国内のソフトウェア開発業界を牽引するサイボウズ株式会社の手がけるITソリューションです。モバイルとクラウドの両方に対応しており、社内コミュニケーションやデータ共有を円滑にします。1997年の製品リリース以降、多様化するユーザーのニーズに対応しながら累計導入社数7万社を突破しています。
山梨県立科学館はおよそ30名の職員によって運営されており、職員は全員シフト制で勤務しています。そのため、出勤時間帯や担当部署が異なる職員同士は日頃ほとんど顔を合わせる機会がなく、情報伝達の手段は内線電話がメインでした。しかしながら営業時間中の内線電話は担当者に繋がらないことも多く、社内コミュニケーションに限界を感じていました。
職員同士が時間や場所に制限されず、誰でも気軽に情報やノウハウを共有できるツールを探していたとき、目についたのがサイボウズ Officeだったといいます。サイボウズ Officeのメッセージ機能を使って「誰がいつどのような作業をおこなったの」「次の人に何をしてほしいのか」を記録、蓄積することで、部署内の業務引き継ぎを効率化する目的で導入を決定しました、
サイボウズ Officeの導入後、当初の課題であったスタッフ間および部署間のスピーディかつ細かいな情報連携が可能になり、業務引き継ぎも効率化されたといいます。他にも、掲示板機能を活用して会議の内容を記録することで欠席者への情報共有を効率化する、メッセージ機能で写真ファイルや資料も共有するなど、サイボウズ Officeの豊富な機能が役に立っているといいます。
株式会社エルパティオは愛媛県で保育園事業とママ＆地域サポート事業を展開する企業で、創業以来10年にわたって女性の活躍をサポートしています。2つの主要事業を通じて、女性の仕事早出と雇用促進を目指しています。
NotePMは、社内メンバーが様々な情報を書き込み、編集し、検索・閲覧できるストック型のナレッジ一元管理ツールです。フォルダ機能やタグ機能を活用すれば情報を自由に整理できるほか、Microsoft TeamsやSlack、ChatWorkといった主要チャットツールとの連携も可能です。
株式会社エルパティオでは従来、保育園事業部内ではLINE、ママ＆地域サポート事業部内ではFacebookという事なる連絡手段をとっていました。部署の枠を超えて情報やノウハウ、意見を公開する機会がないため、保育園事業部とママ＆地域サポート事業がお互いにどのような業務を行なっているのか分かり合えず、会社としての一体感が不十分な状況が続いていました。
代表取締役社長の川崎氏が社内コミュニケーション施策に悩んでいるとき、知り合いからNotePMというコミュニケーションツールがあることを教えてもらい、無料トライアルを導入したといいます。無料版の導入後、一つのツールでPDFファイルやWordファイルなどのデータを簡単に共有できる点や、取扱説明書を読まなくても直感的に操作できる使いやすさが決め手となって、本格導入に至りました。
以前は会社全体で情報共有する手段を持っていなかった株式会社エルパティオですが、NotePM導入後は部署の垣根を越えたコミュニケーションが活発になりました。「保育園事業部では来月このような社内イベントを開催します」といった情報を全社に共有する事で、社員の間に「同じ会社で仕事している」という一体感が強まったといいます。加えて、NotePMで頻繁に社内で情報共有することによって、会議の時間が短縮したともいいます。
株式会社メックは、国家試験合格を目指す医学部生向けの予備校運営を主力事業とする企業です。他にも、医師国家試験向けの教材販売、大学医学部への教師派遣など、周辺分野へ積極的に事業展開しています
kintoneは、東証一部上場の国内大手ソフトウェア開発会社のサイボウズ株式会社が手がける情報一元管理ツールです。豊富なAPiや100種類以上の連携サービスを生かした高い拡張性や、誰でも簡単に使える操作性から、あらゆる業種で業務効率化に役立てられています。
株式会社メックは2005年頃から、Salesforceというアメリカ製の商談管理システムを導入していました。Salesforceの大きなメリットは商談管理から見積請求、各種集計機能まで揃った豊富な機能ですが、実際には機能の10分の1も使いこなせていませんでした。毎年かかるシステム運用費に対して十分なパフォーマンスを発揮できておらず、システム乗り換えを検討していました。
Salesforce契約更新のタイミングで、kintone含む3社のプロダクトをコンペにかけました。コンペの結果、kintoneのコストパフォーマンスの高さとスピード感、操作のシンプルさが決め手となり、導入に至りました。2014年の1月15日に導入を決め、そのわずか1ヶ月後の同年2月14日には要件定義・構築・レビュー・データ移行を済ませて本格的に運用が開始されました。
kintone導入後は、日々の社内コミュニケーションがスムーズになったといいます。営業担当者は社外からでもスマートフォンを使ってkintoneにアクセスできるため、場所を問わずに迅速な情報共有が可能です。具体的には商談管理、商品マスタ、顧客マスタ、日報の4つの機能を利用しており、システム担当の自社スタッフが社内のニーズに合わせて新たな機能をカスタマイズしながら運用しています。
株式会社わかるとできるは、生徒個人の習熟度や目標に合わせた学習カリキュラムが特徴的なパソコン教室を運営している会社です。現代社会で求められるコンピュータスキルやITリテラシーを習得できるように、豊富な講座内容を用意しています。
Clarizenは世界76カ国で3000社以上の導入実績を持つ、SaaS型の社内コミュニケーションツールです。ソフトウェアやハードウェアの購入・インストールといった工数や保守に工数をかけることなくプロジェクト管理をサポートできる点が特徴です。
株式会社わかるとできるの大きな特徴は、PCの最新OSやアプリケーションにも対応した豊富な講義内容と教材コンテンツです。PC技術が発展するにつれて講義内容を企画する制作具の業務は煩雑になるため、相応の人件費を算出して授業料に当てる必要がありました。そのためにも、強化自体の原価を適切に計算・管理し、どれだけ人件費がかかっているのかを分析する必要がありました。
株式会社わかるとできるの企画製作部担当者である高津氏がClarizenを知ったのは、とあるIT展示会だったといいます。ClarizenはWEB上でテイク王されるSaaS型のツールでありながら、柔軟な操作性と高い拡張性、スケジュール機能やガントチャート機能などプロジェクト管理に不可欠な機能性を備えており、社内のニーズと合致したため導入に踏み切りました。
Clarizen導入直後は操作に慣れない場面もあったものの、Clarizen運営会社から利用目的に合わせた設定・運用方法の説明を受けたところ、必要な機能だけを選んで有効活用できるようになったといいます。現在は全社員がClarizen上で全てのプロジェクトの時間管理やタスク管理を行なっており、マネジメントツールとして大きな効果を発揮しているとのことです。
