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ファイル管理機能とは

プロジェクト管理ツールの機能の中に、ファイル管理機能と呼ばれるものがあります。この記事では、ファイル管理機能の中の「バージョン管理」「バグ管理」「ファイル共有」という3つの機能をピックアップしてご紹介します。

バージョン管理

プロジェクトを進める時には、テキストファイルやエクセルファイルをはじめとする多数のファイルを扱うことになります。この時に、最新のバージョンだけではなく万が一の時に備えて過去のバージョンも管理しておきたい、と考える方がほとんどでしょう。

ただし、プロジェクトの中でさまざまなバージョンのファイルを管理することは難しいと言わざるを得ません。特に多数の方が1つのファイルにアクセスすることになるため、正確に過去のバージョンまで保存しておくのは難しいでしょう。

そんな時に役立つのがバージョン管理機能です。この機能を使用することによって、ファイルの種類を問わずバージョンの管理を行えるようになるため、ファイル管理の効率をアップさせることができます。特に多数のファイルを扱う場合には、非常に便利な機能として役立てることができるはずです。

バグ管理

システムの不具合を記録しておく機能です。システムにより記録する内容は異なりますが、例えばバグを発見した日時や発見者、修正履歴や修正方法、テスト状況など、バグの追跡に必要とされる情報を記録することができます。

さらに、システムに検索機能が搭載されていれば、該当のバグを検索したい時にさまざまな情報を検索キーとして探すことができるでしょう。必要なバグ情報を素早く見つけることができるため、より作業の効率化に繋げられるでしょう。

ファイルの共有

ファイルの共有機能を使うことによって、プロジェクトに関連するファイルやめも、議事録などが別々の場所に管理されているという状況を防ぐことができます。この機能により、必要なファイルを見つけるために時間をかける必要もなくなるため、プロジェクトの進行がよりスムーズになるでしょう。

システムによって対応しているファイル形式が異なることがあります。そのため自社の業務内容やプロジェクトの内容に合わせて必要なファイル形式に対応しているツールを選ぶこともポイントです。

まとめ

プロジェクト管理ツールのファイル管理機能についてご紹介してきました。管理ツールを導入する際に大切なのは、「なぜ導入するか」を明確にすること。プロジェクトにおける課題はどのようなものがあるのかという点をしっかりと認識した上でツールを選ぶことで、進捗管理やスケジュール管理などがスムーズにできるようになり、業務もスムーズに進むようになるはずです。ぜひ、悩みや課題について認識した上で、プロジェクト管理ツールを選ぶようにしましょう。

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