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運輸運送業界でプロジェクト管理ツールを導入した会社の事例を4つ紹介します。現在導入を検討中の方は、実際の導入企業の導入理由や効果などを参考にしてください。
イーグルバス株式会社は、埼玉県川越市に本社を構えるバス会社です。川越市を中心として、路線バスや高速バス、観光バス、送迎バスなど運送事業を多角的に展開しているほか、旅行業、人材紹介業、介護事業など他分野にも進出しています。
サイボウズ Officeは、日本国内のソフトウェア開発業界を牽引するサイボウズ株式会社の手がけるITソリューションです。モバイルとクラウドの両方に対応しており、社内コミュニケーションやデータ共有を円滑にします。1997年の製品リリース以降、多様化するユーザーのニーズに対応しながら累計導入社数7万社を突破しています。
イーグルバス株式会社は、経営者が情報化に対して深い理解と興味を持っていることから、運送業界の他社と比べても格段とITソリューションを活用しています。社内の情報管理に関しても、従来は自社サーバー上でアプリケーションを利用していたものの、システム運用や保守にかかるコストや労力が目立ち始めたため、スマートな情報管理ツールを探していました。
IT活用に詳しいイーグルバス株式会社がサイボウズ Officeの導入を決断した最大の理由は、システムのデザインにあります。サイボウズ Officeは他社プロダクトと比べて多種多様なアイコンが使用されたUIデザインで、直感的かつ視覚的な操作を促す工夫が施されていることが最終的な導入の決め手になったと、同社の社長室マネージャーである橋本氏はいいます。
サイボウズ Officeの導入後、イーグルバス株式会社はそれまでExcelで管理していた定例会議の議事録や各事業所のスケジュールをカスタムアプリ機能で一括管理しました。従来は散財していた情報を資産として蓄積することで、PDCAサイクルを有効に回転させる上で非常に役立っているといいます。他にも、ガントチャート機能を使って社内プロジェクトの進捗状況を管理することで、経営の見える化も実現しました。
京王電鉄バス株式会社はグループ合計5社、10以上の事業所を展開するバス会社です。路線バスから高速バス、ツアーバスなどバス事業を中心に、日々多くの乗客に利用されています。
kintoneは、東証一部上場の国内大手ソフトウェア開発会社のサイボウズ株式会社が手がける情報一元管理ツールです。豊富なAPiや100種類以上の連携サービスを生かした高い拡張性や、誰でも簡単に使える操作性から、あらゆる業種で業務効率化に役立てられています。
京王電鉄バスはkintone導入以前、バス社内で発見された遺失物の情報を紙媒体の大腸で管理していたため、営業所スタッフの作業や顧客からの問い合わせ対応といったオペレーション業務が煩雑化していました。遺失物情報は週ごとにまとめて警察に提出するため、毎週神の大腸からExcelに手作業で転記するなど、非効率的な業務が発生していたといいます。
業務効率化のために遺失物管理専用システムの導入を求める声が社内から上がったものの、システム担当の虻川氏はkintoneを活用した業務アプリの汎用性に活路を見出し、導入を決めました。kintoneで遺失物管理アプリを作成したうえで、他にも必要なアプリを作成して相互にデータ連携する方がさらなる業務効率化につながるのではないか、と考えての決断でした。
京王電鉄バスが実際にkintoneを導入すると、わずか2週間ほどで当初の目的であった遺失物管理アプリは完成しました。専用システムと異なり、kintoneではドラッグ&ドロップを基本とした簡単な操作だけで機能をカスタマイズできることが、スピーディなアプリ作成を可能にしたといいます。他にも、kintoneに登録された顧客データをJavaScript形式で直接警察まで提出できるようにしたことで、大幅な業務改善を実現しました。
JALブランドコミュニケーションは日本航空グループのうち、自社のマーケティングやブランディングを担う部門です。広告営業をはじめ。機内の映画や音楽コンテンツの制作および選定、自社ホームページの制作および運営など、JALのブランド運営全般に携わっています。
Backlogはガンチャート機能やマイルストーン機能を使ってプロジェクトの進捗状況を可視化できる管理ツールです。自社の取扱製品にバグが発生した場合は、発見日時や再現方法、修正方法などの情報を記録できるため、同じバグの再発防止に役立てられます。他にも、タスクごとに担当者のアサインや対応期限、優先度などを設定できるため、業務の見える化にも貢献するITソリューションです。
JALブランドコミュニケーションでは従来、表計算ソフトを使って社内プロジェクトを管理していました。しかしこの管理方法では、ファイルの書式設定やフォーマットが属人的になってしまい、ファイル統合時に体裁が崩れるなどのエラーが頻発していました。加えて、外部の提携企業にプロジェクトの進捗状況を共有する方法が電子メールしかなく、業務量が多くなりがちなことも大きな課題でした。
Backlogを導入した大きな理由は、高い操作性とUIデザインの視認性にありました。Backlogのタスク管理機能には「担当者」「期限」「優先度」「課題の詳細」といった項目が固定されているため、誰が入力しても体裁が崩れる心配がありません。システムの操作も極めて簡単なため、ITツールに慣れていない亜スタッフでもすぐに使いこなせる点も評価ポイントでした。
Backlog導入後は、それまで煩雑なメール作成が必要であった外部企業との連絡業務が大幅に効率化され、プロジェクトの進捗管理が円滑になりました。社内においても、書式やフォーマットが統一されたことによってスタッフ一人ひとりの業務負担が低減され、迅速な情報共有や細やかなタスク管理が可能になったといいます。
遠州鉄道株式会社は、静岡県浜松市にて1943年に創業して以来、地域密着型企業として70年以上にわたり鉄道・バスなどの運輸事業に携わる企業です。現在は運輸業のほか、不動産、百貨店、旅行、自動車販売など多角的な事業展開を進めています。
Jootoは、ドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作でほとんどの作業が完結できるタスク管理ツールです。ユーザー4名までであれば無料プランで利用できて、プロジェクトごとの進捗状況をひと目で確認できるガントチャート機能などの基本機能を全て利用できます。
Jootoを導入するまで、遠州鉄道株式会社のメンバーは各々の案件スケジュールを朝礼で報告し合うのみで、基本的に個々人が頭の中で把握しているだけという状況でした。自社の案件進捗が全く可視化されていないため、社外のクライアントと認識のズレが生じるケースも多々あり、経営改善には社内プロジェクトの見える化が必要不可欠でした。
当初はExcelを使って案件進捗を管理していたという遠州鉄道株式会社ですが、圧倒的に優れたUIデザインやシンプルな操作性に惹かれてJooto導入を積極的に検討し始めました。最終的には、Jooto営業担当による丁寧なカスタマーサポート体制が決めてとなって、Jootoの本格導入を決めたといいます。
Jooto導入後は社内での情報共有だけでなく、社外のクライアントにもアカウントを発行してプロジェクトの進捗状況を共有しています。これにより、従来は毎朝1時間かかっていた進行確認作業が不要になったばかりか、個々の案件管理も大幅に効率化され、合計で月40時間ほどの業務効率化を実現したといいます。
