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士業業界でプロジェクト管理ツールを導入した会社の事例を6つ紹介します。現在導入を検討中の方は、実際の導入企業の導入理由や効果などを参考にしてください。
清明監査法人は、多くの中小企業の監査業務を請け負う監査法人です。監査の他にも、株式上場支援や、M＆Aに際する資産の適正評価などの事業を通じて、中小企業の成長をサポートしています。
サイボウズ Officeは、日本国内のソフトウェア開発業界を牽引するサイボウズ株式会社の手がけるITソリューションです。モバイルとクラウドの両方に対応しており、社内コミュニケーションやデータ共有を円滑にします。1997年の製品リリース以降、多様化するユーザーのニーズに対応しながら累計導入社数7万社を突破しています。
従来、清明監査法人ではExcelを用いて社員のスケジュールを管理していました。しかし、Excelでは複数の社員が同時にファイルを編集できないことや、保管されているファイルのうちどれが最新のものなのかひと目で分かりにくいことなど、運用上の課題がありました。効率的なスケジュール管理を実現するために、プロジェクト管理ツールの導入を検討し始めました。
清明監査法人が自社のプロジェクト管理ツールとしてサイボウズ Officeを選んだ最大の理由は、その使いやすさでした。サイボウズ Officeはクラウド版での使用が可能で、自社サーバーを構築することなくスピーディに運用が可能です。加えて、スケジュールを入力するユーザーも、入力されたスケジュールをチェックする管理者も、簡単な操作で使用できることも重要なポイントでした。
清明監査法人はサイボウズ Officeの豊富な機能のなかでも、スケジュール、メール、メッセージ、ファイル管理、掲示板、電話メモ、ワークフロー、タイムカードなどの機能を頻繁に利用しているといいます。これによって、それまで予定の調整や共有、ファイル管理にかかっていた膨大な時間と労力が大幅に削減されました。今では20代から80代まで全社員が利用する社内プラットフォームとして定着しているとのことです。
太陽有限責任監査法人は、上場会社の監査クライアント数国内第4位（2016年11月時点）を誇る監査法人です。上場企業から成長期業、金融機関、学校法人、独立行政法人まで幅広いクライアントとの取引実績を持ち、豊富なノウハウを活かして高品質なアドバイザリーサービスを提供しています。
クラウド ERP「ZAC」は、士業やコンサルディング業の業務効率化に特化したクラウド型の情報管理ツールです。ベンチャーから上場企業・大手企業まで800社以上の豊富な導入実績があり、販売管理から勤怠管理、経費管理、プロジェクト管理まで一元管理が可能です。
太陽有限責任監査法人はシステム導入以前、稼働時間集計や経費精算業務などの管理業務にExcelを使っていました。しかし、人員が増えるにつれて入力シートの数も増え、手作業による計算はヒューマンエラーが頻発しました。エラーが増えると内容チェックの工数も増えるため社内業務が圧迫されるようになり、業務効率化が必要になりました。
同社の監査業務推進部担当者の柴谷氏はある日、偶然ZACのプレゼンテーションを聞く機会を得ました。その時、プロジェクトの進捗状況に合わせてリアルタイムに実行予算を変更できて、予算と実績を比較できるZAC、自社のプロジェクト管理ツールとして最適なのではないかと考えました。他社製品と比べて、ZACが機能面もコスト面も優れていたことから、本格的な導入を決めました。
ZAC導入後は、クライアントへの作業時間報告や交通費請求といった事務作業が大幅に効率化されたことに加え、社内メンバーのスケジュールを一元管理することによって流動性が高い監査チームの要員管理も容易になりました。さらには、取引先、契約種別、報酬、経費、計画時間、実績時間、作業担当者などの情報資産を有効活用することで、従来よりもより踏み込んだ経営分析や顧客への提案が可能になったといいます。
猪股会計事務所は、東京・埼玉をメインに事業を展開する税理士法人です。「クライアントの期待を超えるサービス」を提供し続けることを経営理念にかかげ、高品質なコンサルティングを実施しています。
タスクワールドは、部署間およびスタッフ間における迅速かつ細やかなタスク連携をサポートするプロジェクト管理ツールです。直感的に認識しやすい操作画面で案件を視覚的に管理できるほか、ユーザー数5名までであれば無料で導入できる点も特徴です。
猪股会計事務所はタスクワールドの導入前、他社のタスク管理ツールを利用していたといいます。他社の管理ツールを運用する中で、「タスクの繰り返し機能」を備えた管理ツールを必要とするようになり、様々なタスク管理ツールをトライアル利用して自社に合う最適なツールを検証するようになったとのことです。
複数のタスク管理ツールを試用する中で、猪股会計事務所はタスクワールドこそが自社に最適な管理ツールだと確信しました。その理由は上述の「タスクの繰り返し機能」が搭載されていることはもちろん、実際のビジネスシーンで実用性が高い様々な機能も兼ね備えている点や、他社製品と比較して格段に使いやすいと感じた点などが挙げられます。
タスクワールド導入によって、猪股会計事務所では日々の業務オペレーションが劇的に効率化されたといいます。特に会計士の仕事は多くのルーティン作業を伴うため、どれだけ確実に一つひとつのタスクを期限通りに完了するかが重要になります。タスクワールド上でテンプレートを作成して、それを繰り返し利用することで社員一人ひとりの業務効率改善を実現できたとのことです。
きずな綜合会計事務所は、中小企業をメインとして税務関連サービスを提供している会計事務所です。一般的な税務支援から、顧客から要望があれば事業計画策定まで幅広く対応しており、業種や企業規模問わず200社ほどの取引実績を持ちます。
Stockは、シンプルな機能が特徴的なチーム情報管理ツールです。従来のチャットツールと異なり、重要な情報が流れていくことがなく、タスクの抜け漏れを防止します。他にも、ノート機能など一部の機能はオフライン環境でも利用可能、ビジネスチャットツール「Slack」と連携可能、一度削除したデータも30日間は保存される誤削除防止機能など、「あったらうれしい」という役立ち機能を搭載したソリューションです。
きずな綜合会計事務所は、200社近いクライアントと定期的に打ち合わせを実施する中で、「クライアントとの商談議事録」と「担当チームのタスク」を簡単に管理するツールがないことに課題を感じていました。業界・業種・規模とわず幅広いクライアントと取引を進める中で、過去の商談内容や今後のToDoをプロジェクトごとに分かりやすく整理する必要があり、管理ツールの導入を検討し始めました。
約200社のクライアントを持つきずな綜合会計事務所がStockをプロジェクト管理ツールに選んだ決めては、トライアル利用時に驚くほどの使いやすさを実感したことでした。Stockはちゃっとわーつのように気軽に使えるだけでなく、情報を階層化して保管できるため後から検索する際にも欲しい情報にすぐにアクセスできます。便利なタスク管理ツールも搭載されているため、本格導入を決めました。
Stockではデータを階層化して保管・共有できるため、ユーザーの頭の赤の情報構造を再現しやすくん、導入前と比べて社内コミュニケーションが円滑になりました。加えて、Stockのタスク機能には通常のタスク作成だけでなく、議事録ごとにタスクを紐づける機能もついているため、プロジェクトごとにネクストアクションを明確化しやすい点も役に立っているといいます。
辻野社会保険労務士事務所は、宮城県多賀城市に事務所を構え、法人顧客をメインに労務管理サービスを実施しています。事務所に併設された経営コンサルディング会社（株式会社アートプラン）では、各種労務管理に関する情報提供や人事労務関連のトラブル解決を支援しています。
kintoneは、東証一部上場の国内大手ソフトウェア開発会社のサイボウズ株式会社が手がける情報一元管理ツールです。豊富なAPiや100種類以上の連携サービスを生かした高い拡張性や、誰でも簡単に使える操作性から、あらゆる業種で業務効率化に役立てられています。
kintoneを導入するまで、辻野社会保険労務士事務所では「それぞれのスタッフが担当する案件の状況が全く見えない」という業務のブラックボックス化が大きな課題でした。他にも、日々の日報を社内向けと顧客向けの2つ作成する工数や、限られたヒューマンリソースの有効活用など、多くの経営課題を抱えており、それらの課題を解決するためには社内で情報を共有できる仕組みづくりが急務でした。
辻野社会保険労務士事務所はkintoneの使いやすさ、とくに「見える顧客」という顧問先の顧客を管理するアプリを中心に、受付・案件管理・案件処理・日報・月報・給与計算のアプリを紐付けられる点に注目しました。自社の業務フローを根底から見直し、0からワークフローを再構築してからは、とにかくトライアンドエラーを繰り返すなかで徐々にアプリの構成や運用方法を洗練されていったといいます。
kintone導入後は、当初の目的であった社内業務の見える化にとどまらず、業務一つひとつの品質向上が実現できたといいます。具体的には、担当者ごとの業務内容や案件進捗状況に関する情報を蓄積してビックデータとして活用することで、社内全体の業務を滞らせているボトルネックを分析できるようになりました。さらに、担当スタッフの不在時に緊急の案件対応が必要になった場合も、他のスタッフがその案件情報を理解できているため、迅速かつ適切な対応が可能になりました。
株式会社古田土経営は、会計事務所をルーツとする経営コンサルティンググループです。「日本中の中小企業を元気にする」をミッションに掲げつつ、自社も創業以来一貫して黒字経営を続けています。
Jootoは、ドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作でほとんどの作業が完結できるタスク管理ツールです。ユーザー4名までであれば無料プランで利用できて、プロジェクトごとの進捗状況をひと目で確認できるガントチャート機能などの基本機能を全て利用できます。
株式会社古田土経営は、会計事務所としては珍しいマーケティングチームを有しています。中小企業はもちろん、同業者向けにもサービスを企画・定居している同チームは少数精鋭の組織として発足し、10人ほどのメンバーが各々10社ほどの取引先を担当しながら日々新たな企画を立案・実施していたため、メンバーごとの案件進捗状況を可視化してプロジェクト全体を俯瞰する必要がありました。
株式会社古田土経営のマーケティングチームがJootoに目をつけた最初のポイントが、アプリで利用できるという点でした。発足当初は各メンバーガン多忙を極めていた同チームは、一人ひとりのメンバーが社外に出ているケースが頻発しました。そのため、社外からでもスマホアプリひとつで社内のデータベースにアクセスできるJootoは、スピーディな情報共有に大きく貢献する管理ツールでした。
Jooto導入後はメンバーごとにタスクボードを作成し、現在個々人がどれくらいの業務を抱えているのかがひと目でわかるようになりました。タスクごとに「未着手」「仕掛中」「完了」のラベルを貼れるため、どのタスクが今どのような状態にあるのかがチーム内で可視化され、案件進捗が改善されたといいます。このようにプロジェクトの進捗状況が目に見えるようになった結果、メンバー各人が積極的に次の仕事を見つけて取り組むようになったとのことです。
