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オンラインサービス業界でプロジェクト管理ツールを導入した会社の事例を5つ紹介します。現在導入を検討中の方は、実際の導入企業の導入理由や効果などを参考にしてください。
ウェブリオ株式会社は日本国内最大級のオンライン辞書「Weblio」を運営する会社です。同サイトは月間およそ3億5千万PV数を記録し、この他にもオンライン英会話学習サービスや翻訳代理店事業など幅広く事業展開しています。
Backlogはガンチャート機能やマイルストーン機能を使ってプロジェクトの進捗状況を可視化できる管理ツールです。自社の取扱製品にバグが発生した場合は、発見日時や再現方法、修正方法などの情報を記録できるため、同じバグの再発防止に役立てられます。他にも、タスクごとに担当者のアサインや対応期限、優先度などを設定できるため、業務の見える化にも貢献するITソリューションです。
ウェブリオ株式会社は従来、プロジェクト管理には日本国産ソフトウェアのPukiwikiを使っていました。しかしながら、非エンジニアのスタッフや新人社員にソフトウェアの使用方法を教えるのに膨大な時間と人的コストがかかる他、ファイル共有やプロジェクト担当者追跡にかかる時間や工数も課題として挙げられており、解決が必要でした。
ウェブリオ株式会社にてBacklog導入に携わった担当者の太田氏によると、数ある管理ツールからBacklogを選んだ決め手は操作のしやすさと高い機能性にあるといいます。Backlogは他のプロジェクト管理ツールと比べると非常にシンプルなUIデザインが特徴的で、誰でも簡単に操作できる点が大きなメリットです。加えて、タテヨコの2軸で複数タスクを同時に管理できるガントチャート機能を活用すれば、どの担当者が何の業務をどのように進めているのかがひと目で確認できます。
決め手150w
ウェブリオ株式会社はBacklogのガントチャート機能を活用することで、最新の業務ステータスの見える化に成功しました。さらに、従来は膨大な量の電子メールを送り合っていた煩雑なファイル共有も、Backlogのファイル管理機能を使えばファイルのアップロードや検索にかかる時間と労力を大幅に削減できるようになったといいます。
株式会社エムズデザインは、1989年に埼玉県所沢市で創業した建築会社です。創業以来20年以上にわたり、関東エリアをメインに新築注文住宅や大規模リノベーショ工事ンの設計・建築に携わっています。
タスクワールドは、部署間およびスタッフ間における迅速かつ細やかなタスク連携をサポートするプロジェクト管理ツールです。直感的に認識しやすい操作画面で案件を視覚的に管理できるほか、ユーザー数5名までであれば無料で導入できる点も特徴です。
株式会社エムズデザインでは以前より、大小問わず様々な案件が社内で同時進行しており、業務全般に関して効率的なワークフローを構築する必要がありました。そのための手段としてプロジェクト管理ツールの導入に目を付け、いくつものプロダクトをトライアル利用したものの、どれも社内における実用性に懸念が残り、本格的な導入までは至らないという状況でした。
課題150w
他社プロダクトと同様に無料トライアルを始めたのが、最終的にタスクワールドを本格導入のきっかけとなりました。複数の業務をタスク軸とタイムライン軸の2軸で管理できるガントチャート機能をはじめ、プロジェクト管理に必要な様々な機能が標準装備されており、日々20を超える社内プロジェクトを並行して管理できることが導入の決め手となりました。
タスクワールド導入後、株式会社エムズデザインではプロジェクトのスケジュール管理がより効率的になったといいます。建築業界では、現場状況や顧客の都合によって各工程の期日調整が頻発するため、あるプロジェクトの期日が変更されると、連動して他のプロジェクトの工期や要員管理も変更が迫られます。タスクワールドのガントチャート機能などを有効活用することで、こういった複数プロジェクトの一括管理が容易になり、プロジェクト全体の納期遅延を防止できるようになりました。
効果150w
豊国印刷株式会社は1964年の創業以来、講談社の雑誌や書籍の印刷に携わってきた制作会社です。現在は講談社グループの一企業としてデジタルコンテンツ制作や、講談社のデジタル製版データやコミックアプリの管理・運用に携わっています。
Save Pointは、発注連絡から納品に至るまでクリエイティブ制作に必要な社内外のコミュニケーションを一元管理できる管理ツールです。検索機能を使って簡単に任意のデータを探し出せるため従来の工数やヒューマンエラーのリスクを大幅に低減できるほか、スレッド機能や3Dプレビュー機能、ガントチャート機能など制作の各工程を効率化する便利な機能が豊富に搭載されています。
豊国印刷株式会社では、毎月膨大な数の作品告知バナーを制作しています。作品の告知バナーは、コミックアプリを配信する上で「どんな作品が配信されているのか」「どんな作品が新しく配信されるのか」などを読者に知ってもらううえで必要不可欠な施策であり、豊国印刷は毎月200本以上のバナー作成を手がけており、このバナー制作にかかる膨大な作業工数を効率化することが急務でした。
豊国印刷株式会社ではメールや電話、表計算ソフトを使って社外の制作会社やクライアントと情報連携していたものの、この管理方法では膨大な数のバナー政策を管理するのに限界がありました。そんな中、社内のあるメンバーが「Save Pointを使えばスレッドビューという方法で制作の流れを可視化できる」というメリットを見つけたのが、最終的な導入の決め手となりました。
Save Pointの導入以降、社内外でのデータ共有が大幅に効率化されました。加えてSave Pointは、多くのイラストレーターやマンガ家が使っているPhotoshopやCLIP STUDIO PAINTといったアプリに連携しているため、とくにアニメ・映像・マンガといった業界における情報管理の一元化に大きく貢献しているといいます。
株式会社47CLUBは「地方を元気に、日本を豊かに。」というミッションを掲げ、全国の抽象事業者やECサイトの運営支援を実施している企業です。特にEC領域に関しては、全国1600を超えるECショップの販売促進支援や、47都道府県の地方新聞社が選び抜いた全国各地の商品のプロモーション支援を実施しています。
NotePMは、社内メンバーが様々な情報を書き込み、編集し、検索・閲覧できるストック型のナレッジ一元管理ツールです。フォルダ機能やタグ機能を活用すれば情報を自由に整理できるほか、Microsoft TeamsやSlack、ChatWorkといった主要チャットツールとの連携も可能です。
株式会社47CLUBでは従来、全社用メーリングリストを使って社内で情報共有していました。そのため自分が送信したメールが全社員に届くという心理的ハードルの高さから、情報やノウハウを気軽に社内で共有するという文化が根付かなかったほか、ファイルサーバーから過去の案件情報を検索するのにも多大な時間や労力がかかっており、業務改善が必要でした。
「情報やノウハウを気軽に社内共有して、それらを簡単に検索できるシステムがほしい」という課題を持つ株式会社47CLUBの目に止まったのが、NotePMを含む3つのサービスでした。それぞれのサービスを無料トライアルで利用した結果、テキストエディタが使いやすい点、データフォルダを階層化して補完できる点から、NotePMの本格導入に至りました。
NotePMの導入後、株式会社47CLUBでは社内の情報共有が活発になったといいます。例えば、同社が発行しているメールマガジンに関して、「このテンプレートを使えばメルマガ初心者でも簡単に作れる」「こんなタイトルにすると効果があった」など、非常に役立つノウハウを積極的に共有するようになりました。また、社内メンバーが日々の日報で「このような業務に困っている」と呟くと、他のメンバーがその悩みについてのアドバイスをコメントするなど、オンライン環境下でもメンバー間のコミュニケーションを促進する役割を果たしています。
株式会社Tポイント・ジャパンは、Tポイントの運営や提携先の開拓などをメインに携わっている企業です。従来、Tポイントは「TSUTAYA」の会員証として使われていましたが、今では共通ポイントカードとして全国各地の大手コンビニや量販店などで導入されています。
kintoneは、東証一部上場の国内大手ソフトウェア開発会社のサイボウズ株式会社が手がける情報一元管理ツールです。豊富なAPiや100種類以上の連携サービスを生かした高い拡張性や、誰でも簡単に使える操作性から、あらゆる業種で業務効率化に役立てられています。
株式会社Tポイント・ジャパンは、2011年から本格的に代理店事業を開始しました。全国各地にTポイントの提携店を増やしていくうえで大きな課題となったのが、代理店との情報共有です。最新情報や営業提案資料を代理店ごとに共有する必要があったものの、当時は情報伝達手段が電子メールしかなく、大容量ファイルの共有や膨大な数の資料共有が困難になっていました。
「そんな中、ある日偶然サイボウズの営業担当からkintoneの提案を受けた」と、Tポイント・ジャパンの担当者は語ります。ちょうどプロジェクト管理ツールの導入を検討していたタイミングだったことと、他社の管理ツールと比べてkintoneの金額がリーズナブルだったことが最終的な導入の決め手になったとのことです。
kintoneの導入後は、社外からでもスマートフォンやタブレット端末を使って社内にいる時と同じようにアプリが使えるようになり、社内外との情報伝達のスピードと量が大幅に改善されました。とくに社内メンバーの日報などといった社内情報共有に関しては、kintoneを使えば定型フォーマットに必要項目を記入するだけなので、入力する側の負担軽減につながったといいます。
