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広告業界でプロジェクト管理ツールを導入した会社の事例を6つ紹介します。現在導入を検討中の方は、実際の導入企業の導入理由や効果などを参考にしてください。
プライムクロスは、住宅業界に特化したデジタルマーケティングエージェンシーとしてインターネット広告代理店事業に携わっています。「住まいと暮らし」×「デジタルマーケティング」という自社ならではの立ち位置を築き上げることで、常に新たな付加価値を生み出しながら成長を続けています。
AdFlowは、制作現場におけるクリエイティブ業務を効率化する一元管理ツールです。AdFlowの開発会社であるクリエイターズマッチは制作会社でもあり、自社が携わる制作現場を業務効率化するためにツールを開発したという経緯があります。制作現場から生まれた管理ツールとして、現在は業界業種問わず多くの企業に役立てられています。
プライムクロスは不動産専業のインターネット広告代理店として、新築分譲マンション販売に特化した事業を展開しています。以前は社外との業務依頼連絡や構成は電子メールを中心に行っていたものの、ここの案件ごとの進捗状況を把握するためには全てのメールを読み返す必要があるため大きな業務負担となっていたほか、確認不足や認識のズレなどが発生することも大きな課題でした。
プライムクロスにとって解決すべき課題は、各営業マンの意識や認識、能力によってクリエイティブ業務の品質に差が出てしまう点でした。業務品質が属人化してしまうことを防ぐためにはクリエイティブ業務の一元管理が必要不可欠であり、クオリティコントロールの観点から自社に最も適した管理ツールとしてAdFlowを導入しました。
AdFlowはとても使いやすく、導入に際してプライムクロスはあまり苦痛を感じなかったといいます。新築分譲マンションの広告に関して「資料請求」「事前案内会開催」「モデルルームオープン」など様々な告知内容について、AdFlowで履歴を確認することで「今回はどこを変更すれば良いのか」など管理がしやすくなったといいます。加えて、クリエイティブ画像やロゴなどの広告素材もAdFlow上でファイル共有することによって、外部の制作会社とのファイル共有業務も短縮化されました。
中央アド新社はワンストップ型の広告代理店として、ブランディングからダイレクトまで幅広い領域にわたってサービスを展開しています。なかでもコンテンツクリエイティブ＆オペレーション領域におけるソリューションを得意とし、博報堂グループの一員として丁寧なサービス提供に努めています。
トコトンは、ウェブ担当者と製作者のコミュニケーションを円滑にし、サイト運用を高速化するツールです。カレンダー型のタスク管理機能を使えば、単発的に発生する複数の案件を簡単に管理できます。キャプチャしたWebページ画像に直接メモを書き込める機能や、カレンダーベースで複数の案件を一元管理できる機能など、便利な機能が豊富に備わっています。
中央アド新社では2007年ごろからWEB関連の案件が増加し、日頃クライアントとやりとりする電子メールの数も急増しました。案件の内容が複雑になるにつれメールを送り合う回数も増え、担当者引き継ぎなどの際には膨大な量のメールを見返して情報をキャッチアップしなければなりませんでした。次第にクライアントからも「情報共有を効率化してくれないか」との要望が出るようになり、解決法を探していました。
そんななか、中央アド新社が目をつけたのがトコトンでした。トコトンにはサイト運用に必要な機能のみが装備されており、クライアント側と自社側が分離された分かりやすい構造が自社ニーズに合っていたといいます。他にも、案件ごとに情報が一元管理でき、直感的に操作しやすいUIデザインも導入に踏み切ったポイントだったとのことです。
トコトン導入後、中央アド新社ではひと月あたりおよそ500通のメール送信、業務時間に換算すると約20時間の削減に成功したといいます。時間短縮だけでなく、トコトン上で情報を一元管理することによって作業ミスや認識のズレを防ぎ、情報共有の質も向上しました。さらにトコトン上では案件ごとの進捗状況が見える化されるため、製作側とクライアント側で対応事項の優先順位を決めやすくなったことも大きな効果です。
日宣は、市場や業界特有のニーズに応える「コミュニケーションサービス」を提供する総合広告代理店です。2017年には東京証券取引所JASDAQ市場へ上場を果たし、アメーバ経営などユニークな取り組みに力を入れています。
クラウド ERP「ZAC」は、士業やコンサルディング業の業務効率化に特化したクラウド型の情報管理ツールです。ベンチャーから上場企業・大手企業まで800社以上の豊富な導入実績があり、販売管理から勤怠管理、経費管理、プロジェクト管理まで一元管理が可能です。
日宣はカタログ・ツール制作をはじめとして、展示場装飾・空間デザイン、売り場プロモーションのサポート、リアルイベントの企画実行など、マス広告からリアルイベントまで幅広い案件を取り扱っています。同社はサービス品質向上のために、個々の案件ごとに採算管理を行っているため、案件数が増えるにつれて経理部門の業務負担も大きくなります。JASDAQ上場を実現するためには、決算の「スピード」と「正確性」を向上する必要がありました。
日宣がZACを導入した背景には2つのポイントがあり、ひとつは広告業界への導入実績が多い点でした。さらに、上場企業への導入実績が多い点もJASDAQ上場を目指す日宣にとっては重要な評価ポイントとなりました。上記2点を踏まえて、ZACの機能性を細かく吟味し、パッケージ機能の汎用性と酔うよに合わせたカスタマイズ開発の柔軟性を確認したうえで導入を決めました。
ZACを導入した結果、以前は月次決算の締日が月末10営業日だったのが4営業日まで短縮され、経理部門の業務効率化を実現できたといいます。ZACを使えば、詳細に入力した会計情報を仕分けデータに変換して財務会計システムへ連携できるため、JASDAQ上場に必要な決算の「スピード」と「正確性」の向上に貢献したとのことです。
ビズ・クリエイションは、住宅や不動産に特化したメディア運営会社です。10年以上にわたってメディアを運営してきたノウハウを活かして住宅会社向けのイベント予約サイト「Kengaku Cloud」を自社開発するほか、直近の半年で従業員数が3倍に増えるなど成長を続けています。
タスクワールドは、部署間およびスタッフ間における迅速かつ細やかなタスク連携をサポートするプロジェクト管理ツールです。直感的に認識しやすい操作画面で案件を視覚的に管理できるほか、ユーザー数5名までであれば無料で導入できる点も特徴です。
ビズ・クリエイションでは、以前まで別々のタスク管理ツールとチャットツールを併用していました。次第に社内から「タスク管理ツールとチャットツールを一本化してすっきりさせたい」という声が上がるようになった時に、とある取引先から紹介されたのがタスクワールドでした。
「複数ツールの併用をやめて、業務用ツールを一本化・効率化したい」と悩んでいたビズ・クリエイションがタスクワールドの導入を決めた理由は、無料トライアルを経てその使いやすさを実感したからといいます。タスクワールドであれば複数ウインドウを常に開いておく必要もなく、タスクごとにコメントやファイルをつけることができるためタスク管理とチャットを一括化できます。
タスクワールドの導入後、ビズ・クリエイションではタグ付け機能を積極的に活用することで、タスクの担当者を明確化できるようになりました。ガントチャートを用いたプロジェクト管理やスケジュール確認など他の機能も業務の役に立っているとのことで、自社メンバーだけでなく社外のアドバイザーや社労士にもライセンスを渡してアクセスしてもらうことで、より効率的な情報共有を実現しています。
クリエイティブアローズは、新聞やポスターといった紙媒体から映像・WEBを含めたオールメディアで広告代理店業を行う企業です。担当プランナーがクライアントの要望に丁寧に寄り添い、ワンストップでサービスを提供できる点を強みとしています。
Reforma PSAは、株式会社オロがクラウドERP「ZAC」を作り上げる中で蓄積したノウハウを活かして、IT・広告・WEB制作・コンサルティングなどクリエイティブ業界に特化させた管理ツールです。業界特有の商習慣に対応した便利な機能群を、低価格で導入できます。
クリエイティブアローズでは創業以来ずっとExcelを用いた情報管理を続けていましたが、社員数や案件数が増加するにつれて情報管理が繁雑化し、限界が生じ始めたといいます。とくに、毎月行なっている決算業務の負担が大きく、Excelベースの収支管理はこれ以上続けられないという状況でした。
クリエイティブアローズ代表の乳井氏はもともと株式会社オロの基幹システムであるZACを知っていたため、初めはZACの提案を受けたといいます。しかし、ZACは費用面でのハードルが高く、導入は実現しませんでした。そんな中、オロから広告業界のクリエイティブ業務に特化した管理ツールとしてReforma PSAを紹介され、最終的な導入に至りました。
Reforma PSAの導入後は、以前から課題を抱えていた月次決算の締め作業が大幅に効率化されたといいます。クリエイティブアローズでは担当者ごとに売上と利益を管理しており、月次予算目標と照らし合わせて予算達成率を算出して社員を評価しています。Reforma PSAを用いてこれらの情報を集計することでより個々人の予算達成率が明確になるほか、チームや担当者に対するきめ細やかなフィードバックも可能になりました。
サン・アドセンターは、求人広告をメインに取り扱っている広告業者です。人材採用に関したクリエイティブ事業に加え、人材紹介事業やコンサルティングも実施しており、「人と企業のより良い出会い」を総合的にサポートしています。
NotePMは、社内メンバーが様々な情報を書き込み、編集し、検索・閲覧できるストック型のナレッジ一元管理ツールです。フォルダ機能やタグ機能を活用すれば情報を自由に整理できるほか、Microsoft TeamsやSlack、ChatWorkといった主要チャットツールとの連携も可能です。
サン・アドセンターでは新型コロナウィルスの感染拡大を受けて、リモートワークをする社員が増加しました。Googleドライブやchatworkを用いてファイル共有やコミュニケーションを行っていたものの、セキュリティ保護の観点から社外からアクセスできる情報には制限がありました。そのため、セキュリティ性を担保しつつ検索性にも優れた管理ツールの導入を検討し始めたといいます。
サン・アドセンターはNotePMを含む3つの情報管理ツールを無料トライアルで試し、最終的にNotePMの導入を決めました。導入を決定づけたのは、画面が見やすくて誰でも簡単に使える点にありました。サン・アドセンターの社員のなかにはITツールの利用にハードルを感じるメンバーも少なくなかったため、導入後に社員全員が無理なく活用できるようなツールとしてNotePMを選びました。
NotePM導入後は、社員間での「あのファイルはどこに保管されていますか」「この業務のやり方を教えてほしい」というような確認業務が格段に減ったといいます。「NotePMで検索すれば、欲しい情報の場所は分かる」という環境を作ることで、社員から質問が出た場合でもNotePMの該当箇所のURLを共有するだけで済むため、業務が大幅に効率化されました。
