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宿泊飲食業界でプロジェクト管理ツールを導入した会社の事例を4つ紹介します。現在導入を検討中の方は、実際の導入企業の導入理由や効果などを参考にしてください。
和多屋別荘は、佐賀県嬉野市で三万坪の敷地を構える温泉旅館です。昭和天皇・皇后両陛下をはじめ、皇太子徳仁親王や秋篠宮文仁親王など多くの貴人・著名人が訪れたこともあり、温泉地嬉野を代表する老舗旅館です。
サイボウズ Officeは、日本国内のソフトウェア開発業界を牽引するサイボウズ株式会社の手がけるITソリューションです。モバイルとクラウドの両方に対応しており、社内コミュニケーションやデータ共有を円滑にします。1997年の製品リリース以降、多様化するユーザーのニーズに対応しながら累計導入社数7万社を突破しています。
和多屋別荘の現代表取締役である小原氏は、2013年に3代目社長として就任したのと契機として社内コミュニケーションの活性化に取り組みました。先代社長が強いリーダーシップで社員を牽引した結果として「指示待ち」の社員が増えたことに課題を感じた小原氏は、社員全員が同じ価値観を共有して接客に臨むことで、お客様によりよいサービスを提供することを目指しました。
和多屋別荘は、当時グループウェアとして既に普及していたこと、1ヶ月の無料トライアル期間が設けられていること、利用料がユーザーあたり500円と安いこと、クラウド型のサービス提供なので自社サーバーを構築・運用する必要がないことから、サイボウズ Officeの導入を検討しました。最終的には無料トライアルの末、その使いやすさを実感したことで本格導入を決めました。
和多屋別荘は、サイボウズ Office上で社員間のコミュニケーションが活発化しました、当初はメール、メッセージ、掲示板、スケジュール、設備予約などの基本的な機能から運用を開始し、社員全員が気軽に意見を発信。共有できる環境を整えました。一方通行ではなく社員間で双方向に会話やコメントができるサイボウズ Officeの特徴を活かして、接客現場で知り得たノウハウから会社の価値観まで誰でも簡単に情報を発信、共有、アクセスできるようになりました。
アコーホテルズは、世界で6番目に大きいホテルグループと言われるホスピタリティ企業です。新型コロナウイルスの流行拡大を受けてホスピタリティ業界全体が大打撃を受けた2020年以降、プロジェクト管理ツールを有効活用することで難局を乗り切っています。
タスクワールドは、部署間およびスタッフ間における迅速かつ細やかなタスク連携をサポートするプロジェクト管理ツールです。直感的に認識しやすい操作画面で案件を視覚的に管理できるほか、ユーザー数5名までであれば無料で導入できる点も特徴です。
アコーホテルズは、2020年に起きた新型コロナウイルスの世界的感染拡大とロックダウン（都市封鎖）の影響を受けて、全世界に5100軒を展開していたホテルのうち7割にあたる3500軒の休業を迫られました、世界中のオペレーションが停止する想定外の事態に、アコーホテルズの管理部門は5000軒を超える全ホテルの営業・休業状況を可視化し、効率的に管理する必要がありました。
この状況でアコーホテルズは、数年前からグループ全体で導入していたタスクワールドのゲスト機能を活用することによって、世界中に展開するホテルネットワークの状況確認業務を一括化しようと試みました。休業関連の業務をタスクワールド上で細かく管理するかどうかの判断は各地域の責任者に任せる一方で、各ホテルの状況報告に関しては地域問わずタスクワールド上で一元管理することで、迅速な状況確認を目指しました。
タスクワールドのゲスト機能を使い、各ホテルの支配人をゲストとしてワークスペースに参加させることで、セキュリティ性を維持しつつグローバル規模でホテル休業オペレーションを一括化しました。これにより、電子メールに依存した従来の連絡手段とは比較にならないほど迅速かつ安全な情報共有が可能になりました。ホテルごとに新しい衛生・安全基準の導入について誰もが見られるように可視化したことですぐに他のビジネスチャンスのアイデアを閃くことができました。
イートアンドは、「大阪王将」や「太陽のトマト麺」などの有名ブランドを中心に外食事業を展開する会社です。実店舗の運営はもちろん、羽根付き餃子や水餃子など店舗の看板商品を家庭でも気軽に楽しめる冷凍食品事業にも注力しています。
kintoneは、東証一部上場の国内大手ソフトウェア開発会社のサイボウズ株式会社が手がける情報一元管理ツールです。豊富なAPIや100種類以上の連携サービスを生かした高い拡張性や、誰でも簡単に使える操作性から、あらゆる業種で業務効率化に役立てられています。
kintoneの導入前、イートアンドは大阪・東京・岡山など全国5ヶ所に散らばる協力会社間でのコミュニケーションに課題を感じていました。1対1のコミュニケーションを基本としているため、電話やEメールといった従来の連絡手段では後から情報を整理して社内に共有するのに余計な工数が発生してしまうため、効率的な情報管理ツールの導入が急務でした。
イートアンドが自社のコミュニケーションツールとしてkintoneを選んだ決め手が、自社環境とゲストユーザーを分離して管理できる「ゲストスペース」機能です。協力会社など社外関係者をゲストとして招待することで社内外メンバーを意識せずにコミュニケーションが取れる一方で、自社環境は隔離することで社外秘の情報が漏洩するリスクを未然に防げます。
kintone導入後、ゲストスペースをはじめとする様々な機能を活用することで、協力会社ごとにプロジェクトの最新情報を関係者全員で簡単かつ迅速に共有できるようになりました。ゲストスペースでは過去の会話履歴が残るため、経緯を経た建設的な議論が可能になったほか、簡易な競技は「スレッド」アプリ、データや資料の共有は「ファイル管理」機能、細分化された課題対応は「課題管理表」アプリを使うという運用ルールを決めることで、より情報を整理しやすくなったといいます。
私立珈琲小学校は、カフェ店舗の運営を主力事業として、ケータリング業やカフェ開業コンサルなど多角的に事業を展開している企業です。各種イベントにも積極的に出店しており、より多くの方々にサービスを提供できるよう取り組んでいます。
Jootoは、ドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作でほとんどの作業が完結できるタスク管理ツールです。ユーザー4名までであれば無料プランで利用できて、プロジェクトごとの進捗状況をひと目で確認できるガントチャート機能などの基本機能を全て利用できます。
私立珈琲小学校では、店舗数や従業員数が拡大していくにつれてレシピの共有が課題となっていました。Jooto導入以前はチャットツールを使ってスタッフ間で商品のレシピを共有していましたが、新しくジョインしたスタッフがレシピ確認のために大量のスレッドを遡る必要があり、業務負担となっていました。紙のノートに書く、表計算ソフトを使うなど様々な方法を試しましたが、どれも使い勝手が悪く長続きしない状況が続いていました。
私立珈琲小学校がレシピ共有に困っていた時、とあるケータリング先からJootoという情報管理ツールがあるという話を聞いたのが導入のきっかけといいます。それまでチャットツールで共有していたレシピをJootoのタスク画面で管理できれば、店舗間での情報共有が容易になるだけでなく、一度作成したレシピの修正や修正版レシピの共有も効率化できると思い、導入を決めました。
Jootoを導入することで、店舗間での迅速な情報共有が実現しました。Jooto上で一度共有されたレシピは、項目の順番を入れ替えたり内容を編集することも簡単で、修正した内容はシステムを通じて瞬時に共有されるため、スタッフ間での確認作業が格段と効率化されたといいます。Jootoは各店舗に置いてあるiPadや、各スタッフが所有しているiPhoneからも気軽にアクセスできるため、最新情報の更新や確認がスムーズになったことも大きな効果です。
