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「コストマネジメント」とは、予算が限られているプロジェクトの中で予算内に収めるために必要なものです。具体的には、必要となるコストの見積もりや予算の設定、さらにコントロールといった活動をコストマネジメントと呼びます。
プロジェクトを遂行する上では、人件費や材料費といったコストが発生しますが、これらを適切にマネジメントすることによって利益につなげます。逆に、いくら期限までに良いものを納品できたとしても、予算オーバーしてしまっては意味が全くなくなってしまいます。プロジェクトで利益を出すためにも、コストマネジメントは非常に重要となります。
コストマネジメントを行う際には、下記のようなステップを踏んで進められます。
まずはコストマネジメント計画を作成することによって、方針や手順を定めます。ここでは、プロジェクトにて発生する可能性があるコストを洗い出すことによって、どれくらいの予算が必要になってくるか考えます。
プロジェクトにおいて必要となる物的資源は人員や機器、資材などが挙げられますが、これらがどんなタイミングで必要になるかを検討しますが、参考にできるかこのプロジェクトがある場合には、そちらの情報も参照しながら計画を立てていくと良いでしょう。
コストマネジメント計画が作成できたら、次に見積もりを取ります。この見積もりを取ることによって、予定していた予算と差があるかどうかをはっきりさせることができます。この時点で想定予算と大きく乖離しているような場合には、計画を作成し直す必要があることから、見積もりをとるタイミングは早い方が良いでしょう。
見積もりを取った後には、どうすればプロジェクトにとって最適なコストとなるのかを検討していきます。この時に大切なのが、必要となるコストと得られると予想されるせいかを比較した上でコストマネジメントを進めていくことです。
取得した見積もりを合わせて、予算を設定します。この時のポイントとなるのが、予算は段階的に与えられるケースが多いということ。その予算い合わせて適切な予算配分を行いましょう。この時の配分を誤ってしまうと、必要な資材を調達したいときに予算が足りないといった状況に陥ってしまうこともありますので、充分に検討する必要があります。
予算を立てて必要な資源を調達したら、その後の計画を監視します。その結果、必要に応じてコスト調整を行いましょう。プロジェクトでは予想していなかった状況も起こり得るため、様々な状況に応じて柔軟な対応が求められます。
コストマネジメントを行う際には、いくつかポイントがあります。
まずはプロジェクトの全体像をしっかりと把握した上で見積もりを行う、ということです。万が一コストの計画を立てる際に必要となる情報を見落としていたということがあれば、予算をオーバーしてしまうといったケースも考えられます。さらに、予算を立てる際には外部に意見を求めるのも良いでしょう。これは、予算の根拠となる情報がない、または不足した状態では適切な計画ができない可能性があるためです。
また、プロジェクトの進捗を充分に把握しておく、という点もコストマネジメントにおいては重要なポイント。例えば、プロジェクトに遅れが出てしまった場合には要員を追加する必要が出てくるため、さらにコストが発生するためです。このように、しっかりと進捗を把握しておくことにより、プロジェクトの状況によって適切な対応を行うことができるようになります。逆に言うと、スケジュールに沿ってプロジェクトを進行することができれば、予算を計画通りに抑えられるということになります。
プロジェクトを進める上で非常に重要となってくるコストマネジメントについて解説してきました。適切なコストとなっているのか、また適切にコストカットが行えているのかを十分に把握することがプロジェクトの成功につながるといえます。プロジェクトの利益にも直結するコストマネジメントについてもしっかりと押さえておきましょう。
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