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【PR】制作部署がプロジェクト管理ツールを導入してみた

数多あるプロジェクト管理ツールのうち、AdFlowを導入した制作部門の軌跡をありのままにご紹介します。

導入の参考になることは間違いなし!

Mさん

Webディレクター約30名・デザイナー14名の部署でAdFlowを導入した私が解説します

全研本社株式会社でマネージャーを務めている三宅大地です。

我が制作部はWebディレクター約30名・デザイナー14名・フロントエンドエンジニア11名・動画担当が6名という大所帯。

毎月数十のプロジェクトを動かしているにも関わらずエクセルを使った超アナログな進行管理でした。

10年以上の歴史で、少しずつブラッシュアップされていた、“時間はかかるけど穴のないアナログ管理”だったために、長い事手つかずでした…。

しかし、事業部長が口をすっぱくして「現状維持は衰退である」と話すこの事業部として、なんとしてもこの状況を打破したいと、まずツールの検索に乗り出しました。

まず悩んだのは
「調べても違いが
わからない」こと

「プロジェクト管理ツール」でGoogle検索した結果
※「プロジェクト管理ツール」でGoogle検索した結果(2021年1月18日)。これを片っ端から読んでいきました。

まずは「プロジェクト管理ツール」で検索し、1P目に出てきた公式ホームページやまとめサイトをざっと見ました。

が、正直違いや優位性がわかりにくい!と思いました。

そこで止まってしまうと、またアナログ管理のママになるので、各社の公式サイトをじっくりと読んでみると、①シンプルにタスクだけを管理できる「タスク管理ツール」
②プロジェクトを管理したい側に最適なプロジェクトマスターや経営者向けの「プロジェクト管理ツール」
③現場の工数削減に寄与する「進行管理ツール」

の大きく3つに分類できることに気づきました。

アナログなガントチャートをなんとかしたいというのが当初の目的でしたが、制作部は一人が複数の案件を抱えており、工数削減・効率化が常に課題となっていたので、これを機に効率化にもメスを入れられたらという思いはあったので、そうだ、私達が欲しかったのは「進行管理ツール」なんだと気が付きました。

様々な検索をしてたどり着いた答え…
「欲しいものは進行管理ツールだった」

進行管理ツールを比較・検討するポイントは
フローの端から端まで賄えるか

その後は「進行管理ツール」や「クリエイティブ管理ツール」といったキーワードで検索して、まず現場の工数を削減できそうなツールを候補として残しました。

いや~、いろんなものがあってビックリしました(笑)。

その中でどう絞り込んでいったかというと、弊社の受注から納品というフローの中で、デザインの確認ややりとり・ラフの格納・チェック・ディレクターのサイト構成に関する資料作成など、いかに多くの工程をカバーして、工数を削減していけるかということです。

その観点でツールを比較検討していくと、一番多くのフローをカバーできそうだったのがAdFlowでした。

AdFlow(アドフロー)導入会社
引用元:AdFlow(アドフロー) https://adflow.jp/interview

上の画像は、AdFlowの公式サイトにあった導入実績ですが、名だたる企業が導入していることや、導入事例で「制作工数66%削減」「制作量は3倍増」「1人のディレクターが半年間で1300本のクリエイティブを担当」「1日2時間の業務時間を削減」「人件費1000万円削減」といった、具体的な削減効果が載っていることも大きかったです。

導入事例を読んでみると、弊社と同じように業務が煩雑化している会社、デザイナーの負担が大きかった会社の業務がAdFlowによって改善をしていて、具体的に制作部がこうなるだろうというイメージがつかめました。

ツールでの改善イメージがリアルに想像できたAdFlow

数社のトライアルを
試してわかった鬼サポート力

調査時点でAdFlowが第一候補ではあったのですが、「これがいいです!」と言うだけで稟議が通るわけではないので、AdFlow含め数社のトライアルに申し込んでみました。

そこで驚いたのは、AdFlowの「とにかく便利に使ってもらおう」というサポートの気合でした。

正直、こんなに積極的にトライアル段階で使い方の解説、うちのフローにあった使い方までも提案をしてくれるとは思わず…。

さすが公式サイトに「専任担当が制作体制やフローを丁寧にヒアリングし、初期設計や操作レクチャーを行います。」(※)と書いているだけあるなと。

参照元:AdFlow https://adflow.jp/

ツールは導入後、いかに現場に浸透させるかが肝になるので、このサポート力があれば、きっとうまくいくと思えました。

あとは社内稟議を通すための資料作成ですが、AdFlowから提供された資料を切り貼りするだけで、社内稟議用の資料作成がほぼ完了。過去ツールや新規事業などなど、色々な稟議を出してきましたが、こんなに楽なのは初めてでした。それも想定して資料を作っているんですか?と言いたくなるほど。

クリエイティブに特化しているからこそ、必要な要素、まとめるべき要素の的をわかりつくしているのか、顧客から要望を受けてブラッシュアップしていく間に、稟議にも対応できる資料へと変化したのか…妄想が広がります(笑)。

おかげで社内稟議も通り、さっそく導入となりました。

イメージ
社内稟議を通すために作った資料。ですが、ほとんどAdFlowから提供を受けた資料を改造しただけ。

AdFlowのサポート力は操作だけではなく
稟議にも適応された!

導入後のサポートと
2週間使ってみての現場のリアルな声

実は現場に本格導入してから、2021年1月時点でまだ2週間ですが、現場ではどのような声が出ているのか、お届けします。

フロー自体のアドバイスもくれる
ナイスサポート

Mさん

導入してから、社内のフローに合わせて、AdFlowのカスタマイズをしたり、メンバーに説明するために、まず自分がAdFlowの使い方をマスターしていく必要がありました。

AdFlowでは専任の担当者さんがついてくれて、わからないことはZOOMや、AdFlow内に作った「導入に関するプロジェクト」スレッドでいつでも質問することができます。

操作方法でわからないことがあると、急ぎじゃないしと思って電話ではなくスレッドに書き込むのですが、返事が早い!botかな?と思うほど(笑)。

驚いたのは、うちのフロー自体の改善提案もしてくれること。効率化のコンサルがいるようで、心強いです。

進行管理が劇的に変わる予感

Sさん

進行管理を担当しています。1ヶ月5〜60本の仕事のスケジュール調整、ディレクターとデザイナーの担当決めなどを一人で回しています。

営業の常として月末での仕事受注が多いので、私自身の業務は月初が忙しさのピーク。いっきに仕事が来るので、その分担当者に仕事が行くまでのタイムラグが発生することが悩みでした。

まだすべてをAdFlowに移行したわけではありませんが、案件1本ずつ、ガントチャートにスケジュールを入力して、担当者のためにスケジュールを微調整していたのが、まず納期を入れればガントチャートができるので、その後少し調整すればいいだけになりました。

何年もエクセルでやっていた作業が、やっと令和でスプレッドシートになって、それだけでもメンテナンスの手間が減ったのに、AdFlowを使いこなせるようになれば、もっと手間が減りそうでワクワクします。

細かく、でも多くの工数が削減されていく

Eさん

月に1本ペースでサイトを公開しているディレクターです。

まだ使い始めて2週間なので、フローの頭からお尻までAdFlowを使っているわけじゃないのですが、具体的に以下のようなポイントで工数削減効果を感じています。

①資料共有の手間削減(1ヶ月約100分)

うちはGsuitを使って資料の共有を行なっているのですが、クライアントのヒアリングの内容、サイトの構成など、Gsuteに格納→そのURLをデザイナーやほかスタッフにchatworkで共有していたのが、AdFlowの案件スレッドで済ませられるようになりました。

chatworkでは、ディレクターとデザイナーのやりとり部屋で全案件についてやりとりがされているので、流れてしまい、探す手間もあったので、1回のやりとりごとに1〜2分は削減できているかなと。1日で少なく見積もっても5分、1ヶ月で100分くらいの削減でしょうか。

②デザイナーのデータ書き出し作業の削減(1ヶ月120分)

ディレクターのPCではaiデータが開けないので、デザイナーが作ったデザインラフや、パートナーから納品されたデザインをpdfやjpgに変換して、ディレクターに渡していました。

これが地味に手間で、デザイナーの仕事の手を止めていたのですが、AdFlowではプレビュー機能でディレクターもaiでもpsdでも開けるので、書き出しの時間…少なく見積もっても1ヶ月120分が削減できています。

③修正指示の手間削減(1ヶ月30分)

以前はpdfやjpgでもらっていたデザインに、文章やパワポで修正指示を出していました。Gsuiteに格納されたデータを一度ダウンロードして、それを開いて、赤字を入れて…という作業をしていて、それが当たり前だと思っていたのですが、AdFlowではaiをそのまま開いて、AdFlow上で赤字を入れることができます。

今までやっていたことはなんだったんだろう…というくらい楽です。

文章でやりとりしていたメンバーも、直接赤字を入れるようになったので、「どこの修正指示のことを言っているんだろう」「これどういう意味ですか?」という齟齬や確認作業がなくなったので、実際の作業時間短縮以上に、恩恵を受けています。

“Adflowを導入してみた”
これからの制作部は?

Mさん

入社して以降、アナログではありますが確固たるフローができあがっていた制作部。

「融通がききにくい」という声もありつつ、多くのメンバーが「こんなものだろう」とか、むしろ最初から疑問も抱かずに、出来上がっていたフローや制作行程に、自分を適応させていくことをしていました。これは、結構どこの制作部署でも似たようなものかもしれません。

効率化や工数削減というと、小さいフローの改善や自分のスキルアップに目が向いていたのが、Adflowを導入することで、まだまだフローの中に無駄があることがわかりました。

Adflowの効果というのは、フローの無駄を自然と減らしていくだけではなく、意識を変えていくところにもあるんだなと。

この体験を通して思ったのは、「自社・自部署の未来を改善できるツールと出逢えるかどうか」にすべてがかかっているということでした。この経験で得たことを少しでもみなさんにお届けしようと、当サイトでは様々なツールの情報を掲載しているので、ぜひ利用をしていただければと思います。

私が大事だと思ったのは自社のフローに適しているかどうか、フローのスタートからゴールまでどんなポイントで工数が削減できるかが具体的にイメージできるかどうかです。

これから制作部がどう変わっていくのかが楽しみです!

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